Vaša organizacija je pravkar ustvarila nov program in morate o tem obvestiti stranke. Najlažji način je, da vsakemu odjemalcu pošljete pismo, ki ga / jo obvešča o programu. Da bi pritegnili pozornost stranke, mora biti vaše pismo zanimivo, da ga bo prebral, vaše pismo pa mora biti informativno, da bo natančno razumel, o čem je program. Tudi če bo program koristil vaši stranki, se ljudje nagibajo k branju neposrednih sporočil, zato morate najti pravo ravnovesje med informacijami in prepričevanjem.
Vnesite datum in preskočite vrstico. Uporabite funkcijo spajanja dokumentov v vašem programu za obdelavo besedil, da dodate imena in naslove strank ali jih izpustite, če vam je bolj všeč splošno pismo.
Preskočite dodatno vrstico in vnesite »Spoštovani g. Ne pozabite pa, da je verjetneje, da bodo ljudje brali sporočila, ki so naslovljena posebej na njih, zato jih lahko dodate v imena in naslove strank.
Začnite pismo z nečim, kar bo pritegnilo pozornost strank. Zanimivo dejstvo ali statistični podatki bi jih lahko zanimali; na primer. "Ali ste vedeli, da lahko svojim otrokom zagotovite 50,00 $ na mesec za naš novi program?" Začetek s tako neposredno koristjo bo pritegnil pozornost strank in jih spodbudil, da preberejo več.
Navedite splošne podatke o programu. Zagotovite dovolj informacij, da lahko stranke sprejmejo premišljeno odločitev, vendar ne toliko, da jih boste preplavili z drobnim tiskom. Povejte jim, kje lahko dobijo podrobnosti; na primer vnesite podrobnosti o vašem spletnem mestu in paket dobrodošlice skupaj s programsko aplikacijo.
Povejte strankam, kaj storiti, če jih zanima. Navedite telefonsko številko ali spletno mesto, kjer se lahko prijavijo. Navedite ustrezne datume, kraje in roke, če je primerno.
Pismo zaprete tako, da vtipkate "S spoštovanjem" in preskočite tri presledke vrstic. Vnesite svoje ime. Natisnite črke na spletnem mestu vaše organizacije in v vsako črko vnesite svoje ime nad vnesenim imenom. Če ne morete podpisati vsakega izvoda, naredite grafiko svojega imena in ga vstavite v dokument, tako da, ko natisnete črke, bodo imeli vsi "podpis".
