Računovodstvo je evidentiranje, analiza in poročanje o dogodkih, ki so pomembni za podjetje. Računi vsebujejo zapise o spremembah sredstev, obveznosti, kapitala, prihodkov in odhodkov. Običajno zaporedje korakov v procesu zapisovanja vključuje analizo, pripravo vnosov v dnevnik in knjiženje teh vnosov v glavno knjigo. Naknadni računovodski postopki vključujejo pripravo bruto bilance in pripravo računovodskih izkazov.
Osnove: Dolgovi in krediti
Dolgovi in krediti so osnovna računovodska orodja za spreminjanje računov. Dolgovi povečujejo račune sredstev in odhodkov ter zmanjšujejo račune obveznosti, kapitala in prihodkov. Krediti povečujejo račune obveznosti, lastniškega kapitala in prihodkov ter zmanjšujejo račune sredstev in odhodkov. Dolgovi in krediti so na levi in desni strani T-računa, kar je najbolj osnovna oblika zastopanja računa.
Analiza
Prvi korak v procesu beleženja je analiza transakcije, določanje računovodskih vnosov in njihovo evidentiranje v ustreznih računih. Analiza vključuje pregled papirnega ali elektronskega zapisa transakcije, kot je račun, potrdilo o prodaji ali elektronski prenos. Skupne transakcije vključujejo prodajo izdelkov, dostavo storitev, nakup blaga, plačilo plač, nakup oglaševanja in beleženje plačil obresti. V računovodstvu na podlagi nastanka poslovnega dogodka morajo podjetja evidentirati transakcije v istem obdobju, v katerem nastopijo, ne glede na to, ali denar prenaša roke ali ne. Transakcije prihodkov in odhodkov vplivajo na ustrezne račune izkaza poslovnega izida in bilance stanja. Nekatere transakcije lahko vplivajo samo na konto bilance stanja.
Vnosi v dnevnik
Vnosi v dnevnik so drugi korak v procesu snemanja. Revija je kronološki zapis transakcij. Vnos obsega datum transakcije, zneske bremenitve in kreditov za ustrezne račune ter kratek memorandum, ki pojasnjuje transakcijo. Na primer, vnosi v dnevnik za transakcijo prodaje v gotovini so kreditiranje (povečanje) prodaje in bremenitev (povečanje) gotovine. Vnosi v dnevniku razkrivajo vse učinke transakcije na enem mestu. Uporabne so tudi pri odkrivanju in popravljanju napak, ker morajo biti zneski obremenitve in kreditov uravnoteženi na koncu obdobja.
Knjiženje v knjigo
Tretji in zadnji korak v procesu snemanja je, da se knjižni vnosi pošljejo v glavno knjigo, ki vsebuje povzetke vseh računov. Vsak zapis ima polja za datum transakcije, komentarje, bremenitve, kredite in neporavnane obveznosti. V prejšnjem primeru prodajne transakcije postopek knjiženja vključuje vnos zneska kredita za prodajni račun, znesek bremenitve za denarni račun in posodabljanje ustreznih saldov. Glavna knjiga je lahko v obliki registratorja, indeksnih kartic ali programske aplikacije.
