Računovodstvo je proces analiziranja in evidentiranja transakcij. Analiza transakcij in vnos v dnevnik sta prvi dve stopnji obračunskega cikla. Knjiženje je prenos dnevnikov v glavno knjigo, ki običajno vsebuje ločen obrazec za vsak račun. Časopisi beležijo transakcije v časovnem zaporedju, knjige pa povzemajo transakcije po računu. Napotitev je sestavljena iz nekaj preprostih korakov, v skladu s "College Accounting", ki ga John Ellis Price in drugi.
Ime računa
Prvi korak je vpisati ime in številko računa v obrazec knjige. Dva glavna računovodska izkaza družbe, izkaz poslovnega izida in bilanca stanja imata različne račune. Računovodski izkazi poslovnega izida vključujejo prihodke od prodaje, stroške prodanega blaga, stroške trženja in oglaševanja, stroške amortizacije, obresti in davke. Računi bilance stanja vključujejo gotovino, terjatve, obveznosti do dobaviteljev, obveznosti za obveznice, akumulirano amortizacijo, zadržani dobiček in navadne delnice. Amortizacija je postopna razporeditev stroškov osnovnega sredstva v dobi koristnosti.
Podrobnosti vnosa
Drugi korak je knjiženje datuma, opisa in referenčne številke vsakega dnevnika za vsak račun v obračunskem obdobju. Referenčna številka je lahko v obliki "J #", pri čemer se "J" nanaša na dnevnik podjetja in "#" se nanaša na številko dnevnika. Na primer, J1 bi pomenilo, da je vnos s strani 1 dnevnika. Opis je enak kot v dnevniku: na primer "Potrdilo o prejemu, številka računa 11-1097."
Dolgovi in krediti
Snemanje bremenitev ali dobropisov je naslednji korak v postopku napotitve. Vsaka transakcija mora imeti vsaj eno bremenitev in en kredit. Obveznosti povečujejo bilance stanja sredstev, kot so denar in zaloge, ter povečujejo račune odhodkov v izkazu poslovnega izida, kot so stroški trženja in plač. Dolgovi zmanjšujejo račune obveznosti v bilanci stanja, kot so obveznosti za plačilo, in računi lastniškega kapitala, kot je zadržani dobiček. Dolgovi zmanjšujejo tudi prodajni račun v izkazu poslovnega izida. Krediti povečujejo račune obveznosti za bilanco stanja, račune lastnikov kapitala in prodajne račune. Krediti zmanjšujejo račune bilančnih postavk in račune odhodkov.
Ravnovesje
Četrti korak je izračunavanje tekočega in kreditnega salda za vsak račun. Na primer, če ima denarni račun debetni vnos 10.000 $, kreditni vnos 5.000 $ in debetni vnos 25.000 $ na tri ločene datume, skupne bremenitve znašajo 10.000 $ plus 25.000 $ ali 35.000 $, vsota kreditov pa je 5000 $. Zato je stanje zadolževanja na zadnji datum 35.000 $ minus 5.000 $ ali 30.000 $.
Popravek napak
Zadnji korak v postopku knjiženja je preverjanje matematičnih napak in napak pri prenosu podatkov. Paketi računovodske programske opreme lahko te napake zmanjšajo z avtomatizacijo, vendar je preverjanje številk previden korak, ki preprečuje širjenje napak v računovodske izkaze.
