Pisma so najboljši način za zagotovitev, da so zaposleni ali stranke obveščeni o spremembi pravilnika. Ljudje se nagibajo k ignoriranju znakov in e-poštnih sporočil, ker so bombardirani s toliko oglasov in e-poštnih sporočil vsak dan. Pisma pa so težje prezrte, ker so povezana s formalnostjo in pomembnimi sporočili. Pisna obvestila so preprosta za pisanje in zelo učinkovita.
V tiskalnik naložite pisemsko glavo. Večina podjetij ima politiko, da morajo biti uradne komunikacije na papirju, ker pomaga prenesti idejo doslednosti in avtoritete.
Odprite črko tako, da vnesete datum. Če je pismo namenjeno posamezniku, vnesite ime in naslov prejemnika. Če bo pismo del množičnega pošiljanja podobnih obvestil, ne vnesite imena ali uporabite funkcijo spajanja pošte v vašem programu za obdelavo besedil, da vstavite imena.
Pismo začnite tako, da vnesete "Spoštovani gospod / gospa. (Ime)", ki mu sledi dvopičje, ali za bolj splošno pošiljanje "Dragi cenjeni kupci" ali podobno prijeten.
Začnite pismo, tako da na kratko pojasnite situacijo. Če pišete, da boste poslali slabe novice, kot v obvestilu o zamudnih knjigah, ali o zapadlem računu, pojasnite, za kaj je bil račun in kako pozno je. Če pišete, da stranke obvestite o spremembi pravilnika, pojasnite težavo, ki je ustvarila potrebo po spremembi pravilnika.
Jasno in jedrnato razložite obvestilo, da prejemnik ne bo zamudil sporočila. Navedite ustrezne datume, ko bo politika začela veljati.
Podajte informacije o ukrepih, kot so kakršni koli roki ali postopki, ki jih mora prejemnik pisma upoštevati. Navedite svoje kontaktne podatke v primeru, da imajo vprašanja.
Zaprite pismo, tako da se zahvalite zaposlenemu ali kupcu za njegovo pozornost in vnesite svoje ime. Prijavite se v prostor nad svojim imenom.
Nasveti
-
Obdržite pismo in dejstvo. Če se opravičujete preveč strank ali zaposlenih, lahko to razlagate kot znak, da se lahko pritožijo z obvestilom ali spremembo pravilnika.
