Zapisi o plačljivih računih so pomembni dokumenti za posameznika ali podjetje. Idealno bi bilo, da vaše podjetje uvede sistem za shranjevanje ali arhiviranje, ki lastnikom in drugemu osebju omogoča, da po potrebi pridobijo potrdila in zapise o sredstvih in računih. Medtem ko vašemu podjetju ni treba trajno hraniti evidenc o plačilu računov, jih mora hraniti vsaj 10 let.
Desetletje evidenc
Kako dolgo boste hranili poslovne dokumente v datoteki, je odvisno od dejanja, stroškov ali dogodka, ki ga dokument zabeleži, v skladu s službo za notranje prihodke. Dokumenti, ki se nanašajo na transakcije in plačila, morajo biti v skladu s finančnim spletom vsaj 10 let. Takšni dokumenti vključujejo bančne izjave, pogodbe, obveznosti do dobaviteljev in evidenco terjatev ter preklicane čeke.
Učinkovite hranjenje zapisov
Glavni razlog za vodenje evidenc o plačilu računov je, če ima nekdo vprašanje o prodaji ali stari pogodbi. V takih primerih morate biti sposobni pravočasno najti predmete, ki se nanašajo na prodajo ali pogodbo. Prav tako je pomemben dostop do evidenc o plačilnih računih, če stranka ali zaposleni tožita vaše podjetje.
Obdržite IRS Happy
IRS predlaga, da se na evidenco, ki podpira element prihodkov ali odbitkov od davčne napovedi, dokler ne izteče omejitev za to vrnitev, kar je časovno obdobje, v katerem lahko spremenite davčno napoved, da zahtevate kredit ali povračilo. To pomeni, da morate imeti na voljo evidenco obveznosti iz poslovanja, tako da lahko dokumentirate dobiček ali izgubo pri prodaji ali odtujitvi sredstva za čas, v katerem sredstvo ostane v uporabi. V nadaljevanju morate hraniti vse zapise in prejemke, ki se nanašajo na sredstvo, še tri leta, pravi QBalance.com.
Več kot snemanje zapisov
Da bi čim bolj povečali prostor in zmanjšali morebitno izgubo zapisov pred požarom, krajo ali uničenjem, lahko vaše podjetje želi brez papirja. S prenosom evidenc, ki jih je treba plačati, v elektronski arhivski sistem, lahko vaše podjetje zmanjša upravne stroške in čas za osebje. Programi so na voljo na spletu in lokalno v trgovinah za pisarniško oskrbo. Pristojbine se uporabljajo in se zelo razlikujejo glede na program. Avtomatizirani plačilni sistemi pogosto zagotavljajo elektronsko izdajanje računov, plačilne storitve in spletno sledenje / poročanje.
