Spletni slovar opredeljuje pismo kot pisno ali natisnjeno sporočilo posamezniku ali skupini, ki se običajno pošlje po pošti. Seveda se v naši elektronski dobi veliko pisem prenaša po elektronski pošti, bodisi v telesu e-pošte ali kot priloga. Ne glede na ta trend imajo poslovna pisma še vedno tradicionalne funkcije. Zato je ključnega pomena, da tisti v poslovnem svetu poznajo te funkcije, da bi s poslovnimi partnerji naredili pravilen vtis.
Prodaja
Kljub trendu elektronskega poslovanja, "tradicionalna prodajna pisma ostaja pomembno orodje sodobnega poslovanja," pravi Kenneth Zimmer, zaslužni profesor na šoli za poslovne in ekonomske vede California State University in Sue C. Camp, izredni profesor na Gardner-Webb College. Broyhill School of Management. Poleg tega Zimmer in Camp trdita, da je večina poslovnih pisem dejansko prodajna pisma, ker je njihov namen spodbujati prodajo blaga ali storitev prejemnikom. Obstaja pet glavnih ciljev prodajnih pisem:
- Da bi pritegnili pozornost prejemnika.
- Vzpostaviti prijateljski odnos s prejemnikom.
- Da bi se pritožili prejemnikovim nakupnim motivom.
- Prepričati prejemnika, naj ukrepa.
- Omogočiti prejemniku možnost ukrepanja.
Odnosi z javnostjo
Cilj vsakega prizadevanja za odnose z javnostmi je vplivati na prepričanja, stališča ali dejanja ciljne publike. Tako je s pismom o odnosih z javnostjo, pojasnijo Melvin L. DeFleur in Everette E. Dennis, soavtorji besedila "Razumevanje množične komunikacije: perspektiva liberalnih umetnosti". Glavni cilj pisma PR je pozitivno vplivati na vtis občinstva o podjetju. ali organizacije.
Nekateri primeri pisem za odnose z javnostmi so tisti, ki si prizadevajo doseči naslednje cilje:
- Spodbujanje novega poslovanja.
- Povabite stranke k odprtju plačilnih računov.
- Zahvalite se strankam za njihovo poslovanje.
- Pozdravite potencialne stranke v skupnosti.
- Najavite posebno prodajo ali storitev.
- Ponudite spodbude za uporabo storitev podjetja.
Zahteve in odgovori
Najbolj rutinska poslovna pisma zahtevajo ali se odzovejo na eno, Zimmer in stanje Camp. Primeri pisem zahtevkov vključujejo rezervacijo sejne sobe, zahtevanje cenovne ponudbe, povpraševanje po obračunskih izjavah in vzpostavitev sestankov. Vendar pa Zimmer in Camp svetujejo, da se te rutinske črke „ne obravnavajo rutinsko“. Zato morate pri predložitvi zahtevka ali odgovarjanju na eno od njih upoštevati nekatere smernice:
- Navedite popolne informacije.
- Nikoli ne opravljajte nerazumnih zahtev.
- Bodite natančni in natančni.
- Nikoli ne bodite nevljudni.
Zahtevki in prilagoditve
Kupci se včasih pritožujejo zaradi napačne storitve ali izdelkov. Ob takih priložnostih se morajo podjetja odzvati s pogajanji s strankami, da se prilagodijo. Poleg tega podjetja napišejo tudi zahtevke, na primer, če dobavitelj ne pošlje pravega izdelka ali ga sploh ne pošlje. Vendar pa Zimmer in Camp pravita, da ne glede na to, ali ste odgovorili ali predložili zahtevek ali prilagoditev, upoštevajte naslednja pravila:
- Poskrbite, da imate vsa dejstva.
- Ko opisujete zahtevek, bodite natančni in popolni.
- Izogibajte se obtožbam, grožnjam ali zahtevam..
- Bodite vljudni.
- Predlagajte razumno rešitev, ki bo sprejemljiva za vse zadevne strani.
Družbena komunikacija
Čestitke poslovnim delavcem ob posebnih priložnostih je »običajna vljudnost in tradicija«, pišejo Zimmer in Camp. Delodajalci morajo poslati tudi sožalje, ko sodelavec izgubi ali tragedijo, se takoj odzove na formalna povabila, prizna upokojitve in izrazi hvaležnost za darila, gostoljubje ali posebno obravnavo. Nepriznavanje takšnih okoliščin prikazuje podjetje v slabi luči.
Prepričajte se, da so črke pravilno oblikovane:
- Uporabite pisemski papir podjetja.
- Poravnajte datum korespondence na desni strani strani.
- Postavite ime prejemnika, uradni naslov in naslov na dnu strani, poravnano levo.
- Sledite pozdravu z vejico, ne z dvopičjem, na primer: Dragi gospod Jones,
- Dvojni razmik med pozdravom in prvim odstavkom črke ter med vsakim odstavkom. Vendar pa je posamezen prostor telo vsakega odstavka.
- Ne vključujte referenčnih začetnic, kopirnih zapisov itd.
