Pozdrav je pozdrav v pismu. Na ta način naslovite prejemnika in nastavite ton za preostalo vsebino sporočila. V poslovnih teh dneh, večina korespondence se opravi prek e-pošte. Vendar pa se pošta še vedno uporablja v nekaterih panogah in s posebnimi vrstami poslovnih dokumentov. V obeh primerih je pomembno uporabiti pravilen pozdrav, da se prejemniku pisma pokaže, da ga spoštuje in da se ga vključi na začetku sporočila.
Nasveti
-
Pravilen pozdrav za poslovna pisma je odvisen od tona dokumenta, ne glede na to, ali je v tiskani ali elektronski pošti, in glede na vrsto sporočila, ki ga dobite.
Kako izbrati poslovno pismo Pozdrav
Odločanje o tem, kateri pozdrav za uporabo v vašem poslovnem pismu je odvisno od nekaj dejavnikov. Najprej ugotovite naravo zadeve, o kateri razpravljate. Ali potrebuje formalni ton ali neformalno? Na primer, prijava za zaposlitev v podjetju je formalna poslovna transakcija in zahteva poslovno pismo s formalnim pozdravom. Po drugi strani pa po e-pošti kolega o tem, kdaj se srečati za kosilo, ni treba uradno pozdraviti. Podobno je za obravnavo stranke, s katero niste prej govorili, potreben bolj formalen zvok v primerjavi s pogovorom s partnerjem, s katerim redno poslujete.
Drugi dejavnik, ki ga je treba upoštevati pri odločanju o uporabi, je ton celotnega sporočila. Pozdrav je prvi del poslovnega pisma, ki ga prebere prejemnik, tako da v bistvu določi ton za celotno sporočilo. Previdno izberite pozdrav, ki temelji na tonu, ki ga želite prenesti skozi celoten ton. Poleg tega bo pozdrav, ki ga boste uporabili, odvisen od tega, kaj veste in ne veste o prejemniku. Ali poznate ime osebe, spol, poklic in pooblastila, je pomembno, da izberete pozdrav.
Glede na obliko poslovnega pisma
Sporočilo, ki ga uporabljate, je lahko odvisno tudi od oblike vašega pisma. Na primer, ali boste svoje sporočilo pošiljali po pošti ali e-pošti, lahko vpliva na vrsto pozdravljanja, ki ga izberete. Poleg tega bo vrsta pisma narekovala tudi pozdrav, ki ga uporabljate. Na primer, uvodno pismo poslovnega predloga, ki je poslano po pošti, ima lahko veliko bolj formalni pozdrav kot obvestilo v celotnem podjetju, poslano na notranji seznam po e-pošti. Prav tako boste morali razmisliti, ali poslovno pismo pošiljate eni osebi ali več osebam, saj bo to vplivalo na vaš pozdrav.
Prejemnik poslovnega pisma
Preden začnete poslovno pismo, ugotovite, komu pošiljate sporočilo. Če pišete posamezniku, je pomembno vedeti njegovo polno ime s pravilnim črkovanjem. Če ima prejemnik spolno nevtralno ime, kot je Alex ali Pat, lahko pokličete organizacijo in ugotovite, kakšen spol je, v prihodnje prihrani sramoto. Če se ne zavedate spola osebe, lahko v pozdrav pozdravite članek.
Če je vaše poslovno pismo odgovor na sporočilo, ki ga je prejemnik že poslal, bodite pozorni na to, kako so podpisali svoje ime. Če je njihovo polno ime Cassandra in so podpisali svoje pismo "Cass", potem ste morda nagnjeni, da jo naslovite kot "Cass". To bo odvisno od narave vašega odnosa in dokumenta, ki ga pišete. Ne skrajšajte imena nekoga, ne da bi vas prej povabili k temu.
Uporaba naslovov, specifičnih za spol
V nekaterih primerih lahko uporabite naslov, ki je specifičen za spol, kot del vašega pozdravnega sporočila. »Gospod« se uporablja za moškega in pred njegovim priimkom - »G. Smith, “na primer. Za poročeno žensko uporabite »gospo« pred priimkom. Za neporočeno žensko lahko uporabite »Miss«. Ko pišete ženski, ne da bi vedeli njen zakonski status, lahko uporabite »gospo«, kot v »Ms Smith«.
Preden se odločite za uporabo naslova, specifičnega za spol, preverite, ali je vaš jezik vključujoč. Nekateri ljudje se morda ne identificirajo kot moški ali ženska ali se lahko identificirajo kot nasprotni spol. Če ne veste ali niste prepričani o razmerah, lahko v svojem dopisovanju v celoti izključite jezik, specifičen za spol.
Formalne pozdravke
Najpogostejši formalni pozdrav v poslu je »Dragi«. Ta pozdrav lahko uporabite na več načinov:
- Spoštovani gospod Smith
- Dragi John / Jane
- Spoštovani gospa! Smith
- Dragi John Smith
Kako boste naslovili ime prejemnika, je odvisno od formalnosti poslovnega pisma in vašega odnosa z njo. "Dragi" se lahko uporablja v tiskanih in elektronskih poslovnih pismih, kot tudi pozdrav "To." "Pozdravljeni" je še en formalni pozdrav. Vendar se to običajno uporablja v e-pošti in ne po pošti.
Neformalne pozdravi
V poslovnih okoljih lahko uporabite manj formalne pozdrave. Vendar pa bo, ali so sprejemljive ali ne, odvisne od kulture organizacije, prejemnika pisma in narave sporočila.
V organizacijah, kjer ni formalne hierarhije ali malih podjetij, ki imajo le peščico zaposlenih, ki se dobro poznajo, morda ni potrebe po formalnih pozdravih. Na splošno je v interni korespondenci s sodelavci ali partnerji, s katerimi ste seznanjeni, sprejemljivo, da uporabite »Hi John« ali »Hej Jane«, zlasti pri komuniciranju prek e-pošte.
Upoštevajte, da tudi če je kultura organizacije neformalna, lahko pride do primerov, ko je potreben formalni pozdrav, na primer, ko govorite z novo stranko ali zainteresirano stranjo ali ko se prijavljate za zaposlitev.
Pozdravi za neznanega prejemnika
Včasih pri pisanju poslovnega pisma morda ne poznate imena prejemnika. V tem primeru poskusite poklicati organizacijo pred časom, da ugotovite, kdo morda išče vaše poslovno pismo, in ustrezno naslovite svoje obvestilo. Preverite lahko tudi spletno mesto podjetja, če želite izvedeti, ali lahko te informacije najdete. Če ne morete najti imena prejemnika, lahko svoje poslovno pismo naslovite s splošnimi pozdravi, kot so:
- Spoštovani gospod ali gospa
- Za katerega bi se lahko ukvarjal
- Upravitelju za najem
Pozdravi za več prejemnikov
Ko se ukvarjate z več prejemniki vašega poslovnega pisma, prilagodite pozdrav tako, da vključite več imen, kot je pisanje »Dragi Jane in Johna« ali »Gospodu in gospe Smith.« Če je na seznamu več kot dva imena, lahko Odločite se za opustitev imen in uporabite splošni pozdrav, kot so:
- Draga ekipa
- Pozdravljeni vsi skupaj
- V kadrovsko službo
- Dragi Blue-Sky Corporation
Smernice za posebne naslove
Poklic ali izobrazba osebe lahko od vas zahteva, da se v svojem poslovnem pozdravu obrnete na določen način, odvisno od formalnosti pisma. Na splošno to velja za duhovnike, zdravstvene delavce, akademike, vojaško osebje in izvoljene uradnike.
Na primer, če pišete nekomu, ki ima diplomo iz medicine, uporabite »dr.« Pred njegovim priimkom, kot v »Dr. Smith. ”Ko pišete profesorju, sodniku, rabinu, imamu ali pastorju, napišite celoten naslov pred njegovim priimkom, kot je“ Dragi pastor Smith. ”Ko pišete članom vojske, je primerno uporabiti njihov polni čin in priimek v pozdravu, kot v "Dragi generalni poročnik Smith" ali "Pozdravljeni kapitan Smith."
Oblikovanje pozdrav v poslovnem pismu
Ko oblikujete svoje pismo, lahko po pozdravu dodate dvožig ali vejico. Debelo črevo je bolj formalna izbira, vejica pa se uporablja za neformalno korespondenco. Prvi odstavek vašega pisma se začne po pozdravu v naslednji vrstici, na primer:
Dragi John, Prvi odstavek
