Ne glede na to, ali ste imenovani za predsednika organizacije za zbiranje sredstev ali se odločite, da boste ukrepali sami, načrtovanje uspešnega zbiranja sredstev zahteva obsežne priprave. Dogodek skrivnostne večerje je vznemirljiva alternativa tradicionalni večerji za večerjo. Delujoča skupina igra skrivnostno igro, gostje pa uživajo v obroku. Ponavadi akterji komunicirajo z občinstvom in jih povabijo k reševanju skrivnosti. Kot organizator boste imeli zadovoljstvo ne le zbrati denarja za svojo organizacijo, temveč tudi gostovanje nepozabnega dogodka za vaše goste.
Pridobite pomoč drugih ljudi v organizaciji. Za dogodek srednjega in velikega obsega boste verjetno morali prenesti nekatere naloge, da boste izpolnili vse svoje cilje. Potrebovali boste ljudi, ki vam lahko pomagajo pri organizaciji cateringa, zabave in finančnih vidikih dogodka. Če imate dovolj prostovoljcev, boste morda želeli ustanoviti odbore, ki bodo razporejeni na različne naloge.
Določite cilje za zbiranje sredstev. Izračunajte, koliko denarja želite povišati za organizacijo, in dodajte stroške gostovanja dogodka. Vaš proračun mora vključevati ceno prizorišča, oglaševanje, dekoracije, gostinske storitve, igralsko skupino in čiščenje. Za davčne namene vodite evidenco o vseh finančnih vidikih dogodka.
Določite datum dogodka in načrtujte sestanke z drugimi prostovoljci ali odbori. Ta srečanja bodo služila kot preverjanje napredka in lahko pomagajo preprečevati težave in spore med procesom načrtovanja. Razpravljajte o načrtih za varnostno kopiranje v primeru morebitnih težav, kot so akterji, ki se ne pojavijo.
Rezervirajte prizorišče. Prostor mora biti opremljen z jedilnico, prostorom za počitek in kuhinjo za gostince. Mnoge prizorišča skupnosti se hitro napolnijo, zato rezervirajte prizorišče takoj, ko nastavite datum skrivnostne večerje.
Najemite delovno skupino in gostinsko podjetje. Potrebovali boste skupino, ki je specializirana za skrivnostne igre ali ima izkušnje s prireditvami skrivnostnih večerij. Pri najemanju prehrane, poiščite tistega, ki je specializiran za večerje za zbiranje sredstev in ponuja možnosti v okviru vašega proračuna.
Nastavite cene vozovnic glede na stroške gostovanja dogodka. Izračunati morate stroške na glavo. Na primer, če je strošek gostinstva 10 dolarjev na osebo in strošek igralske družine povprečno 10 dolarjev na osebo, je strošek na glavo približno 20 dolarjev. Večina organizacij določi ceno vozovnice z dvojno ceno na glavo, zato bodo v tem primeru vozovnice za dogodek znašale 40 $.
Oglašujte svoj dogodek. Nastavite spletno mesto in usmerite ljudi na spletno stran za več informacij o vseh oglaševalskih materialih. Spletna stran mora vsebovati informacije o datumu, času, lokaciji in stroških vozovnic ter informacije o vaši organizaciji in o tem, kako bodo zbrana sredstva uporabljena.
Nasveti
-
Ugodne oglaševalske ideje vključujejo spletišča za socialno mreženje, letake in plakate. Nekateri časopisi in radijske postaje omogočajo neprofitnim organizacijam, da brezplačno oglašujejo svoje dogodke.
