Mnoge neprofitne in izobraževalne organizacije potrebujejo filantropsko podporo za ohranjanje delovanja. Prireditev za zbiranje sredstev je eden najboljših načinov za zbiranje sredstev za umetniške programe, šole, bolnišnice, zagovorniške skupine in druge. Zdi se, da so ti dogodki zapleteni pri načrtovanju in organizaciji. Začnite z dobrim kontrolnim seznamom, ustvarite koledar in prosite za pomoč prostovoljce. Začnite mesece pred praznikom in zgodaj rezervirajte svojo lokacijo, catering, talent in zabavo.
Načrtujte dogodek in kupite knjigo načrtovanja ali notebook (http://society6.com/notebooks?utm_source=SFGHG&utm_medium=referral&utm_campaign=2389) strogo za dogodek. Vzdržujte mapo za zapise, stike, vizitke, potrdila, prostovoljne sezname, rezervacije, menije in vse podrobnosti, ki se bodo pojavile pred, med in po dogodku. Poiščite pomočnika čim prej, kot je koordinator prostovoljcev, in začnite prenos nalog.
Proračun dogodka. Ko veste, kolikšen je največji števec glavnega mesta, je treba na osebo plačati obroke, pijače, darilne vrečke in druge predmete na seznamu. Slika stroškov za vsak vpis na kontrolnem seznamu, kot so oprema, stroški za osebje, najemnine, pristojbine za storitve, nagrade in podobno. Cene vozovnic in zbrana sredstva bodo pokrili te stroške, vendar bodo začetni izdatki vključevali številne vloge in predplačila.
Poiščite in zagotovite objekt, kjer boste imeli banket. To je lahko velik hotel, velika restavracija, ki sprejema zasebne zabave, nočitev z zajtrkom ali zgodovinski dvorec. Potrebno je poznati maksimalno zmogljivost, tako da ne boste pretiravali vabila za goste ali prodali več vozovnic, kot je dovoljeno v sobi. Večina kakovostnih obratov bo imela osebje, ki bo pomagalo pri načrtovanju, pa tudi v gostinstvu in drugih storitvah.
Rezervirajte svojega mojstra obredov (MC). Preverite pri lokalnih agencijah za nadarjenost. Če želite rezervirati "ime" akt ali slaven, boste morali začeti daleč vnaprej predvidenega datuma, saj nekateri imajo zelo zaseden razpored. Kontaktirajte agente in menedžerje za zabavo in rezervirajte vse talente.
Naročite vabila, vstopnice, programe in vse druge tiskovine, kot so brošure organizacije, za katero se zbirajo sredstva. Če boste imeli dražbo, začnite pridobivati predmete. Skupina prostovoljcev lahko prevzame to odgovornost. Tihi dražbi ne potrebujeta dražilca, ampak avkcijska dražba. Odločite se, ali bo vaš MC to storil, ali če potrebujete posebnega strokovnjaka. Pošljite povabila na seznam donatorjev organizacije. Ne pozabite, da je dogodek pol formalni. Navedite karkoli, še posebej gostje bodo morali vedeti po datumu, času, kraju in posebnih gostih ali zabavi. Prepričajte se, da oglašujete svojo dražbo.
Oglašujte dogodek z novicami, spletnim oglaševanjem, lokalnimi časopisi in radijskimi postajami, ki nosijo PSA (Public Service Announcements) za neprofitne organizacije. Lokalne televizijske postaje imajo lahko tudi koledar prireditev, lokalni programi za novice pa lahko naredijo kratek intervju ali se vključijo v dogodek, zato so vse podrobnosti pripravljene.
Pogovarjajte se s kuharjem prizorišča ali pa se postavite zunaj gostinstva. Odločite se, ali želite obroke na bife ali polno storitev. Povej mu svoj proračun in pričakovano število glav. To je mogoče dokončati bližje, vendar je vedno bolje, da se pripravite na več ljudi, kot pričakujete, kot da ne zadovoljujejo dejanskih potreb.
Ostanite v rednem stiku s prostovoljci, sodelavci in vsem osebjem, ki dela na prireditvi. Vsakemu slavnemu ali zabavnemu krogu dodelite posebnega pomočnika, da bi med dogodkom pomagali z vsem. Preden se boste srečali z vsemi prostovoljci, da boste vedeli, kako se oblačiti, kaj storiti, kje in kdaj, itd.
Prihod na lokacijo dogodka veliko prej v dan, da okrasite in postavite prostor. Če se pustite pripraviti, se vrnite z dovolj časa, da se srečate s posebnimi gosti, zvezdniki in zabavo ter jih usmerite tja, kamor bodo sedeli, delali ali čakali v ozadju. Če imate bend v živo, se bodo zgodaj pojavili, da bi vzpostavili in izvedli preverjanje zvoka. Nadzirajte končne podrobnosti in uživajte v dogodku. Nato se prepričajte, da je vse očiščeno in da je plačano celotno osebje ali ključno osebje. Zberite ovojnice za darovanje in dajte ustrezni osebi, ki zastopa organizacijo.
