Delodajalec je odgovoren za vzdrževanje in vodenje kadrovskih evidenc zaposlenih za določena obdobja. Vrsta evidenc osebja, ki se hrani, določa čas, ki ga je treba hraniti. Vse evidence o osebju morajo biti shranjene na varnem, vendar lahko dostopnem mestu.
Eno leto
Obstaja nekaj kadrovskih evidenc, ki jih je treba hraniti vsaj eno leto po tem, ko zaposleni zapusti podjetje. Sem sodijo vsi zapisi o ukrepih zaposlovanja, kot so promocije, premestitve in odpovedi, ter kakršni koli testi pred zaposlitvijo, evidence o pritožbah in tožbe.
Dve ali tri leta
Vse evidence v zvezi s plačilom, kot so zaslužki, časovne kartice, urniki in stopnje plačil, morajo biti shranjene dve leti po prenehanju zaposlenega. Dejanske evidence plač se morajo hraniti tri leta po odpustu zaposlenega. Vse dokumente, ki se nanašajo na Zakon o družinskem in medicinskem dopustu, je treba hraniti tudi tri leta.
Pet let
Po mnenju Uprave za varnost in zdravje pri delu je treba vse informacije, vključno s povzetkom podrobnosti, ki se nanašajo na poklicno poškodbo ali bolezni, hraniti pet let. Vendar pa je treba vse zdravstvene preglede, ki jih zahteva zakon zaradi poklicne poškodbe ali bolezni, hraniti 30 let.