Poslovni sestanki zahtevajo razporejanje, organizacijo, vodenje, vodenje evidenc in spremljanje. Kako bo vaš projekt potekal, bo odvisno od odločanja in ukrepov, ki bodo izhajali iz skupnega prizadevanja, doseženega na srečanju.
Postavke, ki jih boste potrebovali
-
Dnevni red
-
Sejna soba
Pripraviti dnevni red seje. Dnevni red obravnava vsa vprašanja, ki zahtevajo razpravo za odločitve, ki so potrebne za nadaljevanje vašega projekta ali ciljev. Seznam vseh znanih problemov navedite v zgoščeni obliki z oznakami. Ko boste pripravili osnutek dnevnega reda, boste spoznali vprašanja in potem boste vedeli, kdo se mora udeležiti sestanka.
Pošljite množično e-pošto ali pokličite vse osebe, ki se morajo udeležiti sestanka, in prosite za njihovo razpoložljivost z datumi in časi v obdobju enega tedna, če imate več udeležencev. To je lahko zastrašujoč izziv ob zasedenih razporedih. Ko so vsi na voljo, navzkrižno sklicujte urnike za razpoložljiv datum in čas. Načrtujte dovolj časa za sestanek in pošljite obvestilo vsem udeležencem o datumu, času začetka, koncu in kraju srečanja ter kopijo dnevnega reda.
Pri pripravi na sestanek se kopije dnevnega reda razdelijo vsem udeležencem skupaj z vsemi dokumenti, ki bodo predmet razprave. Prikazne plošče in predstavitvene točke morajo biti pripravljene za prikaz s slikami in vsemi potrebnimi projektorji, prenosniki in zasloni. Organizator sestanka mora biti tudi pripravljen voditi sestanek, zapisnikar pa se mora udeležiti sestanka, da lahko vodi zapiske.
Organizator / vodja srečanja mora razpravo ohraniti na poti. Razprava bo neizogibno privedla do tangencialnih vprašanj in pogovorov zunaj teme, zato mora vodja zagotoviti, da se razprava sčasoma vrne na točke dnevnega reda. Vodja mora tudi spremljati čas in voditi razpravo, da zadene vse točke dnevnega reda. Vodja naj zagotovi kratek opis točk dnevnega reda za začetek razprave ter postavi vprašanja ali zaprosi udeležence, da dobijo potrebne informacije. Vodja naj vsako točko ukrepa sklene z osebo, ki je odgovorna za izpolnitev postavke, in predvidenim časovnim razporedom za dokončanje.
Ko se vse točke dnevnega reda zaključijo, naj skupina načrtuje nadaljnje srečanje, če je to potrebno, ali načrtuje redne sestanke na dogovorjeni dan in uro.
Vodja evidence mora svoje zapiske sestaviti v zapisnik sestanka, ki je organiziran v orisnem formatu. Osnutek zapisnika je treba nato poslati udeležencem seje, da bi dobili pripombe, popravke ali spremembe. Končni zapisnik se mora nato razdeliti udeležencem in uporabiti za nadaljnje ukrepanje in kot osnovo za dnevni red naslednje seje, če je potrebno.
