Če imate prave ljudi, ki se pojavijo na vašem poslovnem srečanju, lahko dogodek prekinete ali prekinete. Ko ustvarjate privlačno in strokovno povabilo, prepričate povabljene, da so pomembni za srečanje, nujnost njihove prisotnosti in koristi za njih.
Prilagodite vabilo, če pošiljate posamezna pisma. Če pošiljate prednameščene kartice, uporabite pisemski papir podjetja ali logotip. Za vabila po e-pošti prikažite svoj logotip in povezave do spletnih mest. Vsako osebo poimenujte in pošljite korespondenco od visokega uradnika, skupaj s podpisom.
Vodi s prepričljivim uvodnim stavkom, ki pojasnjuje, kaj se dogaja in zakaj je oseba povabljena, da se udeleži. Na primer: »Vaše strokovno znanje o industriji vam daje idealno kandidaturo za naš novi usmerjevalni odbor. Vabim vas, da se na družabnem kosilu in predstavitvi srečate z družbenimi partnerji naše poslovne skupnosti.
Navedite ekskluzivnost srečanja, temo, ki jo želite razpravljati, ali želene rezultate dneva. Na primer, »povabili smo le ducat najboljših lokalnih izvršnih direktorjev, da sodelujejo v razpravi na okrogli mizi. Naš cilj je razmisliti o podjetniško prijaznih priporočilih, ki jih bomo državnemu zakonodajalcu predložili v naslednjem letu glede na edinstvene potrebe podjetnikov v naši državi. Želimo, da se sliši vaš glas."
Upoštevajte gostujoče govornike, obroke ali priložnosti za povezovanje v mrežo, ki bi lahko zanimali zaposlene strokovnjake. Na primer: »slišali bomo od lokalnih kandidatov, ki se prijavljajo za urad, in zagotovili obdobje za vprašanja in odgovore. Zagotovili bomo tudi poskrbljeno za kosilo in kavarno."
Vključite vse ustrezne podrobnosti o srečanju v poudarjen ali krepki del svojega pisma, ki izstopa za povabljenega. V telesu pisma se lahko izgubijo pomembne informacije, kot so datum, čas in lokacija. Za lažjo uporabo si jo prepustite v enem oddelku.
Zahtevajte RSVP do določenega datuma, da boste lahko ustrezno načrtovali. Povabljenim osebam dajte več načinov za potrditev prisotnosti, na primer prek e-pošte, spletne strani podjetja, vnaprej natisnjene kartice ali telefonskega klica.
Nasveti
-
Pred načrtovanjem datuma in časa preverite skupnostne in lokalne poslovne koledarje za nasprotujoče si dogodke. Ne želite tekmovati s funkcijo gospodarske zbornice, dogodkom Rotary kluba ali večjimi konferencami ali trgovinskimi sejmi.
Pošljite vabila vsaj mesec dni vnaprej, opomnik pa obvesti dva tedna, da udeleženci dobijo čas, da vas dodajo v svoj urnik. Če je to velik sestanek ali konferenca, na kateri morajo ljudje načrtovati potovanja in prenočišča, obvestite vsaj šest mesecev, kadar je to mogoče.
