Gostovanje poslovnega srečanja za japonske ljudi je enako kot katera koli druga poslovna srečanja: udeležence napotite po njihovih zadnjih (družinskih) imenih (in če govorite v japonščini, sledite družinskemu imenu s častnim - san); predhodno obvestiti udeležence o začetnem času; nudijo izbiro kave, čaja ali vode; začeti pravočasno; ne prekinjajte ljudi, ko govorijo; ostanite na temo; izogibajte se uporabi humorja; in biti pripravljeni na neposredna, osebna vprašanja.
Priprava
Obvestite vse udeležence o začetnem času čim prej in poskrbite, da bodo vsi, tako japonski kot tudi japonski, razumeli, da se bo sestanek začel v tem času. Japonska kultura daje velik poudarek pomenu za druge, točnost pa je znak spoštovanja.
Če je mogoče, izberite mirno lokacijo. Mnogi Japonci govorijo angleško, ali pa so študirali angleščino, vendar je zaradi hrupa v ozadju težko slediti pogovorom. Srečanje na mirni lokaciji bo zagotovilo udobno okolje za poslušanje.
Zagotovite izbiro pijač. V nasprotju s priljubljenimi stereotipi vsi japonski ljudje ne pijejo japonskega čaja, zlasti ne na poslovnih srečanjih z osebami, ki niso Japonci. Najbolje je, če je mogoče, udeležencem ponuditi izbiro kave, čaja, japonskega čaja in vode.
Prepričajte se, da je dovolj prostora za mizo, da lahko ljudje razdelijo papirje in, če jih potrebujejo, elektronski slovar. Tudi mnogi Japonci govorijo angleško, vendar lahko občasno želijo preveriti pomen nejasnih ali neznanih besed, uporabljenih med sestankom.
Počakajte, da se pred začetkom srečanja ljudje izmenjajo vizitke in se neformalno predstavijo drug drugemu. Izmenjava vizitk je pomemben in obvezen akt za japonske poslovneže.
Začetek srečanja
Signal, da se bo sestanek začel, da se bodo ljudje lahko organizirali in pripravili.
Predstavite udeležence. Če vodite sestanek v japonščini, uporabite japonski slog uvoda: prva organizacija, drugo ime družine, sledi "-san". ime zadnje. Lahko se odločite, da se udeleženci predstavijo; to je povsem sprejemljivo, in če je v angleščini, lahko japonska oseba uživa v izzivu, da pokaže svojo sposobnost angleščine pred skupino.
Ponovno navedite namen in cilje srečanja. To bi bilo treba najaviti vnaprej, vendar bo ljudem pomagalo, če jih bodo opominjali. Ostati na temo je znak upoštevanja na Japonskem.
Izvajanje srečanja
Ne prekinjajte oseb, ko govorijo. Dovolite govorcem čas, da izrazijo svoje mnenje. Na Japonskem ljudje ponavadi pojasnjujejo točke, tako da najprej navedejo razloge in nato navedejo točko, medtem ko ljudje v zahodnih kulturah najprej navedejo točko in nato obrazložijo. Ta drugačen slog komuniciranja je lahko vir nestrpnosti s strani Zahodnjakov in je najbolje obravnavati tako, da ga ne motimo.
Ostani na temo. Za konec ali sestanek hranite kakršne koli razprave ali anekdote.
Izogibajte se uporabi humorja. Čeprav se japonska kultura spreminja in na Japonskem je humor precej pogost, se je še vedno najbolje izogibati humorju na poslovnih srečanjih. Za Američane je humor lahko znak prijateljstva, toda za japonske poslovneže je lahko znak nezrelosti in tudi tveganje, da ne bo prelomil jezikovne ali kulturne ovire.
Bodite pripravljeni na neposredna vprašanja. Spletna stran "Foreign Translations" opozarja bralce, da so japonski ljudje pri spoznavanju novih ljudi v svojih vprašanjih neposredni (glej referenco 1). Vprašanja, kot so "Koliko denarja zaslužite?" "Si samski?" ali "Koliko si star?" pojavijo. Če se ne morete zadovoljiti z odgovori na takšna vprašanja, poiščite vljuden način za odvrnitev vprašanja in ne pokažite žaljenja.
