E-pošta je bistveni del številnih delovnih mest in podjetij. Poslovne e-poštne komunikacije naredijo vtis skoraj tako pomembno kot komunikacije iz oči v oči in lahko trajajo dlje. E-pošta podjetja mora vedno odražati profesionalnost in poslovni namen. Enostavno je, da se znajdete v slabih e-poštnih navadah, zato je nenehna ozaveščenost in pazljivost glede e-poštnih besedil nujna in ključna za profesionalno poslovno podobo.
Področje predmeta
Področje teme je enako pomembno kot telo e-pošte. To je strokovni naslov vašega e-poštnega sporočila in potrebuje besede, ki to odražajo. Uporabite pravilno slovnico v polju predmeta brez napačnega zapisovanja in uporabite ustrezne velike in male črke. Namen e-pošte posredujte v kratkem, jedrnatem besedilu. »O projektu Winfield«, »Vračanje k računu«, »Vprašanja o programski opremi za čas in prisotnost« so primeri poslovnih tematskih vrstic za e-poštna sporočila. Nikoli ne uporabljajte slenga, neupravičenega jezika ali celo navadnih besednih zvez, kot so »Živjo«, »Kako gre?« Ali »Vprašanje«.
Pozdravi in odjave
Uporabite poklicne pozdrave in prijave, da svoje elektronske komunikacije ohranite v skladu s profesionalno poslovno podobo, ki jo želite posredovati prek e-pošte. Tudi če pošiljate e-pošto z dolgoletnimi, znanimi poslovnimi stiki, s katerimi imate pogosto korespondenco, obdržite svoje pozdrave in odjave strokovno in vljudno. Za nove in nepoznane stike uporabite »Dragi gospod Smith« in »Pozdravi« za pozdravljanje in odjavo. Za bolj poznane stike so “Dragi Amy” in “Cenim to!” Bolj neformalni, vendar še vedno profesionalni.
Oblikovanje, priloge in datoteke podpisov
Oblikovanje v e-poštnem naslovu podjetja je nepotrebno in lahko povzroči, da se e-poštni naslov ujame v filtre za neželeno pošto. Pripomočke uporabljajte previdno in samo s predhodnim znanjem in odobritvijo prejemnika, še posebej velike priloge. Datoteke s podpisom morajo biti čim krajše.
Jezik in ton
Jezik in ton e-poštnih komunikacij morata biti tako profesionalna kot druga pisna sporočila. Uporabite vljudnost, dobro slovnico, črkovanje, besedišče in ločila. Uporabite običajen poslovni jezik, brez slenga, sovražnosti ali navadnih besednih zvez. Pomembno je, da uporabite premišljen, prijazen ton v e-pošti. Ne pišite e-pošte, ko ste jezni, razburjeni ali razočarani. To se pojavi v tonu, četudi nenamerno. Bodite pozorni z besedilom po e-pošti, kot pri telefonskih pogovorih in pogovorih s poslovnimi partnerji.
Pošlji e-poštno sporočilo
Ne napišite treh odstavkov, ko bo dovolj nekaj stavkov. Ne uporabljajte e-poštnih sporočil, da bi razjezili v jezi ali motnji ali da bi kdorkoli disciplinirali. Ne pošiljajte e-pošte v naglici - pred pošiljanjem si vzemite čas za ponovno branje, preverjanje črkovanja in preverjanje naslovnika prejemnika. Ne zlorabljajte kopije in slepe kopije na e-poštnih sporočilih. Ne uporabljajte e-pošte pri delu za namene, ki niso namenjeni delu.
