Dobro obveščanje nadzornikov, kolegov in podrejenih je bistvenega pomena za nemoteno delovanje pisarne. Medtem ko se številne vsakodnevne informacije izmenjujejo osebno, po e-pošti ali po telefonu, je včasih treba napisati pisni dopis, ki spominja na razprave in dejanja, ki so že potekala (vključno z ocenami zaposlenih) in / ali daje vsakomur je treba približati bližajoče se spremembe. Tukaj je nekaj, kar morate vedeti, da zberete svoje misli in napišete učinkovit zapis.
Opredelite namen beležke, ki jo želite napisati. Poskusite ga povzeti v kratkem stavku. Primeri: orientacija za nove zaposlene; Novi postopki za obdelavo potovalnih zahtevkov; Počitniški Potluck. Ta stavek predstavlja vrstico »Zadeva« na vrhu beležke neposredno pod naslovniki.
Opredelite posameznike, na katere se bo spomin posvetil. Če je le nekaj ljudi, jih beležimo po imenu, naslovu in oddelku. Če pa gre za veliko skupino, jih bomo identificirali s skupnim naslovom. Primeri: Vsi zaposleni; Vodje oddelka 4; Častno osebje. Te informacije bodo shranjene v vrstico "Za" beležke.
V vrstici "Od" navedite sebe in svoj naslov. Tudi če vas vsi poznajo kot "Bob", se morate identificirati tako z imenom kot s svojim imenom.
Pri sestavljanju vsebine beležke upoštevajte "Pravilo 3"; Natančneje, bralcem povejte, kaj jim boste povedali, jim povedali, kaj je, in končajte s ponovitvijo, kar ste jim pravkar povedali. Na primer, morda vaš spomin je opomniti svoje zaposlene, da moteča počitniški sezoni, da je priljubljen čas za tatovi, da kradejo predmete, kot so denarnice in osebne predmete, ki ostanejo v preprostem pogledu. Prvi odstavek bi jim svetoval, da je treba biti previden. V drugem odstavku bi podali nasvete o zaklepanju miz in vrat ter se bolj zavedali obiskovalcev. Tretji odstavek priporoča ukrepe, ki jih je treba sprejeti, če opazijo sumljivo vedenje ali so žrtev kraje pisarne.
Za beležke, ki vsebujejo postopkovne vsebine ali katero koli vrsto kontrolnega seznama, uporabite točke z oznakami. To je veliko lažje slediti in razumeti kot vstaviti v opisni odstavek.
Upoštevajte pravilo 1-palčnih robov na levi in desni strani ter na dnu strani. Na vrhu strani je verjetno nekakšna pisma ali predlogo, ki bo spustila vaš zgornji rob navzdol za nekaj centimetrov. Če nimate pisma, lahko sami ustvarite lep dokument, tako da besedo "MEMO" v črni barvi postavite krepko 2 ali 3 cm navzdol od vrha strani. "To:", "From:" in "Subject:" bi bili natipkani na levi rob. Telo zapisa je enostaven.
Uporabite 12 pt. pisave, ki jih bodo prejemniki lahko prebrali. Times New Roman in Courier sta standardna; Bookman in Palatino sta prav tako sprejemljiva.
Temeljito preberite svojo vsebino, preden jo natisnete.
Fotokopirajte toliko izvodov, kot jih potrebujete, in jih razdelite prejemnikom.
Nasveti
-
Kadarkoli je mogoče, beležko shranite na eno stran. Z vsem, kar morajo vsi v pisarni opraviti, bo vsak zapis, ki bo prešel na več strani, verjetno namenjen poznejšemu branju in bo sčasoma prišel do dna kupa. Če je vsebina nujne narave ali gre za prihajajoči sestanek, ki ga morajo dati na svoje koledarje, se prepričajte, da to izstopa v vrstici z naslovom, tako da ga bralci ne bodo zamudili.
Opozorilo
Če je vsebina beležke negativna ali morda napisana v duhu vznemirljivega trenutka, jo postavite na stran za nekaj ur ali do naslednjega dne in jo ponovno preberite.
