Mnoga podjetja prinašajo zunanje ponudnike, kadar imajo velike projekte. Obstaja veliko razlogov za zunanje izvajanje dela, vključno z pomanjkanjem osebja, pomanjkanjem sredstev in pomanjkanjem strokovnega znanja za projekt. Pri izbiri perspektivnega prodajalca podjetje pogosto pošlje zahtevo za informacije ali zahtevo za predlog. Preden se odločite, katera vrsta orodja je najboljša za vašo organizacijo, upoštevajte razlike med njima.
Prošnja za informacije
Zahteve za informacije, ali RFI, so dokumenti o načrtovanju. So neformalni dokumenti in običajno ne zahtevajo zavezanosti nobene od strank. RFI so namenjene zbiranju informacij o podjetju bodočega prodajalca, njegovih zmožnostih, sposobnostih in izkušnjah. Podrobnosti in proračun projekta običajno niso vključene v to vrsto dokumenta. Edini čas, ko je ta vrsta informacij vključena, je, če podjetje išče kratkoročnega prodajalca za majhen projekt.
Zahteva za predlog
Zahteve za predlog ali RFP so zahtevni dokumenti, ki jih podjetja ustvarijo, da bi pritegnili ponudbe in predloge zunanjih ponudnikov. RFP običajno vključuje proračun projekta, časovni okvir in merila ter cilje in cilje podjetja. Osredotoča se na specifikacije in obseg projekta ter si prizadeva za podroben odziv potencialnih prodajalcev. Odgovori prodajalca ponavadi vključujejo informacije o podjetju prodajalca, predlagano ceno in podrobnosti o tem, kako bo prodajalec izvajal in upravljal projekt.
Procesi
RFI se običajno uporablja sam za nizko-proračunske projekte in kot izhodišče za projekte visokega proračuna. Običajno traja več tednov, da pošljete in prejmete odgovore za to vrsto dokumenta, običajno pa je manj kot 10 strani. RFP se uporablja za projekte visokega proračuna in se običajno oblikuje na koncu faze zbiranja informacij projekta. Za pošiljanje in sprejemanje odgovorov prodajalca s to vrsto dokumenta je običajno potrebnih več mesecev, običajno pa je vsaj 20 strani ali več.
Prednosti
Uporaba RFI je ugodna za majhne projekte z majhnim vplivom. Ta dokument ne zahteva veliko časa in truda potencialnih dobaviteljev, saj jim ni treba pošiljati dolgih opisov podrobnosti projekta. Podjetja zato uporabljajo to vrsto dokumenta, da se naučijo več o obsegu velikega projekta, preden začnejo s predlogom. Korist RFP je, da pripravi podjetje, da napreduje s prodajalcem in začne pogodbeno fazo.
Slabosti
Slaba stran RFI je, da prodajalci morda niso zainteresirani za pošiljanje informacij, ker ne vidijo implicitne zaveze podjetja. Slabosti RFP so dolgotrajne priprave, ki so potrebne za njegovo pošiljanje in prejemanje. Če je podjetje negotovo glede celotnega obsega in specifikacij projekta, je lahko pisanje RFP zelo težko ali lahko povzroči nepredvidljive predloge prodajalcev.
