Učinkovit odziv na pismo, ki zahteva informacije, stranki takoj posreduje zahtevane informacije in se izogiba odvečnemu besedilu ali polnilu. Pravočasno odzivanje na zahteve strank po informacijah povečuje verodostojnost vašega podjetja.
Odpiranje
Vnesite ime stranke in kontaktne podatke v zgornjem levem kotu pisma v standardni obliki pisma. Na primer:
John Smith
555 Mockingbird Lane,
Springfield, OH
Pod strankinim naslovom vnesite datum pisanja.
Uporabite ime stranke, da prilagodite pismo, namesto generičnega »Spoštovana stranka«. Prva vrstica po pozdravu bi morala vedeti, da je pismo dejansko odgovor na njegovo zahtevo po informacijah: "Dragi John, v odgovor na vašo zahtevo po informacijah …"
Telo pisma
Pri pripravi odgovora naj bo pred seboj pismo stranke. Še enkrat preberite pismo in se prepričajte, da razumete informacije, ki jih zahteva. Če stranka želi več informacij, označite različne predmete da bi zagotovili, da ne boste pustili nobenih informacij. Nato v telesu pisma naslovite vsak element v obliki seznama. Če je ustrezno, uporabite elemente oblikovanja za točke ali oštevilčene sezname, ki so na voljo v programu.
Zapiranje
Povabite stranko k ukrepanju na podlagi informacij, ki ste jih posredovali, in se ponovno vključite v svoje podjetje, svetuje Cynthia Perun v podjetju Entrepreneur. Če lahko na primer pomagate stranki, da naroči spletno mesto iz vaše poslovne lokacije, ga povabite, da pride v trgovino, da to stori. Vključite telefonsko številko podjetja, e-poštni naslov in naslov spletnega mesta. To je v redu, da te informacije ponovite pri zapiranju pisem - in povabite stranko, naj vas kontaktira, če potrebuje nadaljnje informacije.
Nasveti
-
Tipografske napake in slovnične napake slabo odražajo vaše podjetje. Pred pošiljanjem kakršnih koli dopisov strankam, vključno z odgovori na zahteve po informacijah, naj upravni pomočnik ali sodelavec vsaj dvakrat preveri pisma.
