Recepcija stavbe je informacijsko središče za vse njene dejavnosti. To ni samo kraj za prijavo za imenovanje, temveč lahko postane nujno tudi v nujnih primerih. V nujnih primerih sprejemnik prejme ustrezne informacije o razmerah in posreduje te informacije svojemu ustreznemu prejemniku in tako hitro in pravilno zaključi incident.
Priprave
Ob nastopu izrednega dogodka recepcioner postane poveljnik incidenta, njegova miza pa postane poveljniški center za incident. Za pravilno delovanje v nujnih postopkih morajo biti vsa vaša osnovna orodja v bližini. Redno preverjajte svoj telefon, sistem osebnega klica in radijske postaje, da zagotovite, da vsi delujejo pravilno. Inventarirajte nujne pripomočke, kot so oprema za prvo pomoč, AED, steklenička s kisikom, svetilke in odeje. Poskrbite, da imate pri roki ustrezne zaloge papirja za pisanje, pisal in svinčnikov. Na voljo mora biti priročnik za postopke v sili skupaj s kontrolnimi listi za hitro uporabo, ki jih je treba uporabiti med incidentom.
Prednostne naloge
Ko se izredni primer pokaže, dajte prednost tistemu, kar je in kaj ni takojšnje vprašanje, ki ga je treba obravnavati. Na primer, lahko prejmete telefonski klic od zaposlenega, ki od varnostnega uradnika zahteva, da jo odpelje do njenega avtomobila. Vaš odgovor mora biti v skladu z naslednjim: "Varnost je trenutno vključena v izredne razmere in vam ne more pomagati; bolje bi bilo, če bi lahko prosili sodelavca, da vas spremlja."
Postopki v sili
Takoj odprite priročnik za nujne postopke na ustrezen razdelek in ga navedite kadarkoli niste popolnoma prepričani, kaj storiti. Sledite svojim pisnim postopkom v vrstnem redu, kot so navedeni, in poskusite ostati miren. To pomaga zmanjšati možnosti za kakršne koli napake.
Spremljajte vse prednostne komunikacije in pomagajte pri posredovanju pomembnega radijskega prometa ustreznim ljudem. Pripravite se, da o tem obvestite policijo ali gasilce.
Nadaljujte s spremljanjem vstopa in izstopa v vaše nepremičnine, kar omogoča boljši nadzor dostopa v nujnih primerih. To je mogoče doseči z gledanjem video-nadzorovanih vstopnih točk, kot tudi preverjanje posameznikov za pravilno identifikacijo ob vstopu in izstopu. Ostanite na tekočem v vaši knjigi obiskovalcev, preverite posameznike, če je to potrebno.
Bodite pozorni na vašo takojšnjo recepcijo, kjer iščete sumljive ljudi ali predmete. Takoj nemudoma sporočite kaj neobičajnega.
Ko prispeta policija in gasilci, jim pomagajte s spremstvom, ki čaka na vašo mizo in jih usmeri na mesto nesreče. Če spremstvo ni na voljo, jim poenostavite zemljevid za navodila. Bodite pripravljeni pomagati organom pri postopkih evakuacije, če je to potrebno.
Po incidentu poskrbite, da boste izpolnili vso potrebno dokumentacijo poročila. To pomaga podjetju z vprašanji odgovornosti in izboljšati prihodnje postopke v sili.
