Sistem blagajne omogoča podjetjem, da hitro plačajo majhne stroške, ne da bi zabeležili vsako transakcijo. Gre za ločen denarni sklad, ki je namenjen plačilu blaga ali drugih nizkih dolarskih stroškov. Da bi sklad za gotovinsko kontrolo pravilno kontroliral in ga pravilno evidentiral za davčne namene, bi moral biti sklad skladiščen na varni lokaciji in pogosto usklajen.
Sistem za blagajno
Medtem ko nekatera maloprodajna podjetja izvajajo manjše stroške iz svojih blagajniških posnetkov, ustrezen sistem blagajne pomeni odlaganje fiksnega zneska denarja v škatli ali predalu in njegovo uporabo za majhne stroške. Potrdila o stroških gredo v polje skupaj s kakršno koli spremembo iz transakcij. Skupni prejemki in preostala denarna sredstva morajo biti vedno enaki znesku, s katerim ste začeli. Na primer, če imate denarni sklad za 100 dolarjev in porabite 27,52 $ za pisarniške potrebščine, bo vaš račun za nakup plus preostali denar v skladu znašal 100 $.
Prejemki
IRS zahteva prejemke za vse stroške nad 75 $, vendar je dobra navada, da dobijo potrdila za vsako drobno gotovinsko transakcijo, ne glede na to, kako majhna je. Potrdila bodo zagotavljala varnostne rezerve, ko boste morali dopolniti sklad. Ko je gotovina majhna, vedno preverite stanje na računih, preden dodate še več. Za dopolnitev sklada napišite družbeni ček na "Petty Cash", ga izplačajte in dodajte denar v polje. Prejemki in poravnalni obrazec za blagajno se pošlje knjigovodju za vpis v računovodski sistem.
Poročanje
Osebna izkaznica in potrdila o gotovinski poravnavi so varnostna kopija za preverjanje blagajne. Vnesite jih kot eno transakcijo v bančnem registru in dodelite skupne vsote za vsako kategorijo. Na primer, če prejemki znašajo 97,12 USD in predstavljajo 29,88 USD v pisarniški opremi, 43,02 USD za vzdrževanje in 24,22 USD v promociji, transakcija bremeni banko $ 97,12 in kredite Office Supplies $ 29,88, Maintenance $ 43,02 in promocijo $ 24,22.
Vodenje evidenc
Kot vse druge poslovne stroške, IRS zahteva, da hranite račune in druge nazaj za sedem let. Pri vnosu priložite potrdila na hrbtno stran blagajne in datoteke za manjšo gotovino. Shranite račune pred svetlobo. Nekateri računi, natisnjeni na termični papir, bodo izginili, preden bo izpolnjena zahteva za shranjevanje.
