Previdno izdelovanje odgovorov na poslovni e-naslov - bodisi od odjemalca, bodisi od šefa ali sodelavca - lahko naredi razliko pri zagotavljanju želene reakcije in odziva.
Razumite pisatelja
Previdno si oglejte, kdo je napisal e-poštno sporočilo, saj ima to vlogo v formalnosti uporabite za odziv. Na primer, strokovnjak za elektronsko bonton Lindsay Pollak predlaga, da se odzovete na e-poštno sporočilo, ki uporablja formalni jezik z uporabo podobnega formalnega in vljudnega jezika. Če pošiljatelj uporablja neformalni ton, uporabite bolj sproščen ton, vendar ga ohranite profesionalnega.
Določite izid
Ugotovi, kaj akcijo, ki jo želite brati ko se odzovete. Na primer, če pošiljate odgovor na možnost, ga želite kupiti. Vendar, če pošiljate odgovor svojemu šefu, želite, da misli, da ste profesionalni in sposobni. Odgovori ljudem storitve za stranke bi morala biti zadovoljna stranka, ki meni, da so njegove potrebe izpolnjene.
Nasveti
-
Počakajte, da se pomirite in odgovorite na sporni e-poštni naslov.
Opišite izid v stavku 1
Uporabite prvi stavek svojega odgovora opišite, kaj želite doseči, predlaga Geoffrey James, urednik prispevkov pri Inc. Na primer, če stranka pošlje e-pošto s pritožbo, uporabite svoj prvi stavek, da bi rekli, da želite rešiti težavo, tako da je stranka zadovoljna in zadovoljna z nakupom.
Naredite svoje točke
Zdaj je čas, da pojasnite, kako nameravate narediti svoj prvi stavek. Uporaba majhni odstavki da bi podali svoje točke. James priporoča, da uporabite dokaze za podporo idej, ki jih opisujete v svojem odgovoru. Glede na temo in potreben ukrep so dokazi lahko tako preprosti, kot je poudarjanje dejstva ali obsežnosti, ki zagotavlja več podrobnosti, specifičnih za to temo. Na primer, če vaš šef vpraša, zakaj želite odobriti stroške, navedite dejstvo ali dve o tem, kako bo odobritev stroškov koristila oddelku ali podjetju na splošno.
Posredujte poziv k ukrepanju
Uporabi svoj zadnji stavek ponovite tisto, kar želite, da bralci naredijo naslednje. Ta stavek bi moral iti z roko v roki z vašim uvodnim odstavkom. Na primer, da bo vaša stranka zadovoljna, razložite korak, ki ste ga pripravljeni sprejeti za rešitev težave.
Odjavi se
Končno uporabite besede za odjavo, kot je "Best" ali "Thank you", tako da prejemnik ve, da so dosegli konec e-poštnega sporočila, predlaga pisateljici Forbes Susan Adams. Dodajte svoje ime in v vseh e-poštnih sporočilih vključite podpis podjetja. Podpis mora vsebovati vaše polno ime, ime podjetja in kontaktne podatke, vključno s telefonsko številko in naslovom spletnega mesta.
Nasveti
-
Preverite in preverite črkovanje e-pošte, preden pritisnete gumb »Pošlji«. V nasprotnem primeru lahko napake izgledate površni in neprofesionalni.
