Ne glede na to, ali ste ekipa za eno osebo ali polnopravno podjetje, imajo pisarniški postopki in smernice odličen način za vzpostavitev nekaterih osnovnih pravil za vaše podjetje. To vam ne pomaga le pri vsakodnevnih opravilih, lahko pa pomaga tudi vašim novim zaposlenim, ko se začnejo, in vašim zaposlenim, ko morajo preveriti upravne zadeve.
Določanje smernic in njihovo dostopnost
Ustvarjanje priročnika za pisarno 21. stoletja je odličen kraj za začetek. Pisarniški priročnik mora vključevati postopke in postopke za pomembne vidike vašega poslovanja in navesti vse pomembne točke iz zveznih, državnih in lokalnih zakonov o zaposlovanju. Vključite informacije o politikah dopusta, nediskriminatorne politike in nadomestila za delavce.
Tu lahko vključite tudi poslanstvo, vizijo in temeljne vrednote vašega podjetja. Ti pomagajo vsem v podjetju ostati na pravi poti in delati proti istemu cilju. Vključuje lahko smernice za obnašanje zaposlenih, kodeks oblačenja, kajenje, uradne ure, plačilo, promocije in ugodnosti. Naj bo vaš priročnik dostopen vsakemu zaposlenemu, tako da ga ponudite na spletu in v tiskani obliki. Dajte kopijo vsem zaposlenim in jih prosite, da podpišejo potrditveno pismo, ki pravi, da so prebrali smernice in jih razumejo.
Opazovanje tehnologije v pisarni 21. stoletja
V pisarni 21. stoletja je pomembno, da tehnologijo vključite v svoje smernice. Ne glede na industrijo, v kateri delate, igra tehnologija pomembno vlogo v pisarniških postopkih. Veliko stvari se izvaja na računalnikih in pametnih telefonih. Odločite se, ali vaše podjetje dovoljuje uporabo pisarniške tehnologije iz osebnih razlogov in kakšni so vaši varnostni ukrepi. Ali lahko zaposleni med svojim delom uporabljajo telefone? Z določitvijo takšnih pravil boste lahko razrešili morebitna nesoglasja, preden se zgodijo.
Ustvarjanje smernic za vsako vlogo ali oddelek
Glede na vaše podjetje se lahko odločite za postopke za vsak oddelek ali vsako vlogo v podjetju. Na primer, če imate proizvodni oddelek, bodo njihovi postopki nedvomno drugačni od vašega prodajnega oddelka in vašega marketinškega oddelka. Z vsakodnevnim zapisovanjem postopkov za vsako področje svojega poslovanja boste hitreje pomagali novim zaposlenim in vodili izkušene zaposlene, ko bodo pozabili, kako narediti določeno nalogo. Imate referenčno mesto, ki vam pomaga slediti vsemu, kar je v vašem podjetju. Nekateri uradi, ki imajo več stopenj osebja, se lahko odločijo za vključitev organizacijske sheme, da se vsi zavedajo, kakšna je njihova vloga v širši sliki podjetja.
Vodenje komunikacijskih linij je odprto
Vaše smernice je mogoče posodobiti vsakič, ko je treba vključiti nov pomemben element. Ni jih treba postaviti v kamen. Poskrbite, da redno komunicirate s svojim osebjem, ko karkoli dodate v pisarniške postopke ali v pisarniški priročnik. Poleg tega morajo biti vse vaše pisarniške prakse lahko dostopne. Poskrbite, da vaše osebje ve, kje se lahko obrnejo po pomoč, če imajo vprašanje glede počitnic, uporabe mobilnega telefona, nadomestila za delavce ali druge sodobne pisarniške prakse.
