Poslovni svet je poln dolgih, dolgočasnih, razburljivih srečanj. Če je vaše srečanje osredotočeno in do točke, bo vsakdo, ki obiskuje, to cenil. Ali je to tedensko srečanje osebja ali industrijska konferenca, lahko načrtovanje in priprave spremenijo produktivno sejo ali dolgočasne ure.
Imate cilj
Sestanek bo potekal hitreje in bo bolj osredotočen, če boste imeli razlog za to. Tudi če je to redni tedenski sestanek, bo bolj produktivno, če boste imeli določen cilj. Pripravite dnevni red, ki se bo dotaknil tem, ki jih želite pokriti. Držite se dnevnega reda: Če se kdo odzove z neko nepovezano temo, jim recite, naj se o tem pogovorijo z vami po koncu srečanja.
Povabite selektivno
Ne kličite ljudi, ki jim ni treba biti tam. Če od nekoga potrebujete le posodobitev zadnjega projekta, lahko to dobite v e-poštnem sporočilu. Vodenje sestanka do razumne velikosti ohranja stvari bolj urejene in osredotočene. Prav tako sprošča več ljudi za produktivno delo.
Pripravite svoje udeležence
Pošljite svoj dnevni red pred sestankom, da bodo vsi vedeli, kaj lahko pričakujete. Če sestanek pokličete, da bi obravnavali nedavni razvoj - spremembo zakona, zamudo pri projektu - vključite osnovne informacije v dnevni red. Na ta način bodo vsi dosegli hitrost in na sestanku boste imeli več časa za obravnavo razvoja.
Poiščite pravi prostor
Poiščite prostor, ki je dovolj velik, da se lahko vsak, ki se bo udeležil, udobno sedi. Stiskanje ljudi v stoli ali lov na stole je moteča, neprijetno in naredi videti nepriprave. Potrdite, da ima soba opremo, ki jo potrebujete, in da je v delovnem stanju. To je še posebej pomembno, če sestanek vključuje predstavitev diaprojekcije ali če se bo nekdo udeležil po telefonu ali videokonferenci.
Usmerjajte sejo
Agende niso čarobne. Veliko srečanj se začne z golom, nato pa se udeleženci umaknejo na tangente. Če gostite, je odvisno od vas, da ladjo usmerite nazaj. Če vaši gostje vključujejo stranke ali višje vodstvo, boste to morali narediti z občutljivim dotikom, vendar ga je treba opraviti. Končajte sestanek ob predvidenem času.
Pomagajte ljudem, da se sprostite
Ne želiš voditi tako tesnega srečanja, da se vsi počutijo, kot da so v kampu. Poskrbi za prigrizke in brezalkoholne pijače. Počakajte nekaj časa na začetku za pogovor, saj ljudje naravno uživajo med seboj. Samo ne pustite, da teče na točko, ki zamuja pri poslovanju.
