Pravočasno in premišljeno oblikovano motivacijsko srečanje lahko zaposlenim omogoči povečanje, ki ga potrebujejo za doseganje poslovnih ciljev. Motivacijska srečanja lahko pomagajo zaposlenim, da izpolnijo novo zastavljene prodajne cilje ali si opomorejo od počasnega četrtletja. Preden se lotite načrtovanja sestanka, določite proračun za to. Če niste prepričani, koliko lahko porabite, se obrnite na računovodskega predstavnika za posodobljeno poročilo o proračunu vašega oddelka za srečanja in dogodke.
Bodite premišljeni
Pri načrtovanju motivacijskega sestanka upoštevajte delovno klimo in potrebe zaposlenih. Če zaposleni odgovorijo na več šefov, se pogovorite z drugimi vodji oddelkov, da zagotovite, da srečanje ne bo motilo drugih nalog. Izogibajte se načrtovanju motivacijskih sestankov, ko imajo zaposleni izjemno težke delovne obremenitve. Poskusite, da jih ne načrtujete v petek popoldne, ko so zaposleni raztreseni ob vikendih ali ponedeljkih zjutraj, ko se zaposleni še vedno umeščajo v svoj delovni tok. Če potrebujete urnik sestanka v času zasedenosti, načrtujte, naj bo kratko in natančno. Da bi zagotovili, da sejni prostor ni dvakrat rezerviran, ko ga potrebujete, opozorite upravni oddelek ali knjigo v vašem podjetju prek sistema za razporejanje.
Zagotovite hrano
Stara poslovica "če jih hranite, bodo prišli" še posebej velja za delovne funkcije. Zagotavljanje hrane sporoča zaposlenim, da je srečanje pomembno in da so vrednoteni. To jih spodbuja k udeležbi in povečanju njihove pozornosti. Še vedno lahko zagotovite hrano, tudi če nimate velikega proračuna. Zaposleni bodo pričakovali večji razpon ob obroku, zato ne načrtujte blizu kosila in večerje, če si ne morete privoščiti, da bi gostili celoten obrok. Namesto tega podarite krofice in kavo za jutranji sestanek ali okusne prigrizke popoldne.
Naredi svojo domačo nalogo
Posebna motivacijska vsebina za vaše srečanje bo odvisna od teme in poslovnega konteksta. Ne glede na situacijo lahko malo raziskav močno vpliva na vaše srečanje. Preberite poročila o napredku podjetja in povratne dokumente, da ugotovite, kje so zaposleni razočarani, se borijo ali kako drugače nimajo motivacije. Zapišite obzorje sestanka in vse točke, ki jih želite nasloviti. Točke razvrstite v tri ključne pojme, ki jih bodo zaposleni lažje prebavljali in si jih zapomnili. Na primer, trije koncepti so lahko "kje smo bili, kje smo in kje moramo iti."
Govori iskreno
Predvsem pa bodite preprosti, pošteni in iskreni do svojih zaposlenih. Izogibajte se cvetočih govorov in čustvenih taktik, ki se lahko zdijo neprimerne. Namesto tega pooblaščajte svoje zaposlene tako, da jih spomnite na vse, kar so dosegli. Na primer, lahko uporabite diapozitive, ki poudarjajo najpomembnejše dosežke in izboljšave, ki jih je ekipa naredila v zadnjem finančnem obdobju, da bi jih spodbudili, da se še naprej izboljšujejo. Spodbudite zaposlene k sodelovanju v procesu določanja ciljev oddelka ali podjetja. Na koncu srečanja pokažite svoje spoštovanje do njihovega dela in sporočite svoje resnično prepričanje, da lahko dosežejo ali presežejo delovne cilje.
