Gone so dnevi, ko so računovodje uporabljali papirne knjige in oster svinčnik za beleženje računovodskih postavk. Računalniško računovodstvo je postalo običajno v številnih podjetjih, od podjetij iz Fortune 100 pa vse do podjetij z enim samim podjetjem.
Zaradi interneta in razpoložljivosti spletnih in namiznih sistemov so stroški računovodske programske opreme dosegli nizko raven in nekateri ponudniki ponujajo brezplačne spletne knjigovodske sisteme. Čeprav imajo lahko ti sistemi nekatere omejitve, kot je nezmožnost sledenja zalog, ponavadi zagotavljajo dovolj funkcionalnosti za manjša podjetja ali podjetja, ki temeljijo na storitvah, kot so svetovalna podjetja in druga podjetja, povezana s storitvami.
Kaj je računalniško podprt računovodski sistem?
Računalniški računovodski sistem je sestavljen iz programske opreme, ki je namenjena spremljanju vseh računovodskih transakcij vašega podjetja, s ciljem izdelave finančnih rezultatov za mesečna poročila, letne računovodske izkaze, informacije o davčnih napovedih in druge konfiguracije poročil, ki se uporabljajo za analizo poslovanja, učinkovitost in donosnost vašega podjetja.
Medtem ko brezplačni ali cenovno ugodni sistemi programske opreme na spletu ne ponujajo veliko prilagodljivosti za vaše specifično poslovanje, večja podjetja pogosto uporabljajo računalniški programski paket računovodskega sistema, ki je bil nameščen na strežnikih glavnega računalnika podjetja in je na voljo več uporabnikom.
Ta vrsta obsežne računalniške računovodske programske opreme pogosto prihaja z veliko stopnjo prilagodljivosti. Podjetja imajo lahko programsko opremo, ki je prilagojena različnim valutam, poslovnim subjektom, ki se nahajajo v različnih delih sveta, in podružnicam podjetja, ki prodaja različne skupine izdelkov. Prav tako se lahko prilagodi tako, da pripravi niz finančnih poročil, ki izračunajo ključne meritve uspešnosti, ki so posebej prilagojeni industrijskim in operativnim merilom podjetja.
Kdo uporablja računalniške računovodske sisteme?
Zdi se, da lahko skoraj vsakdo v podjetju danes uporablja računalniško podprt računovodski sistem zaradi različnih rešitev, ki ustrezajo potrebam praktično vseh velikosti in vrste podjetij. Na primer, zelo priljubljena računovodska programska oprema, QuickBooks, že vrsto let uporablja vrsto podjetij, od malih do srednje velikosti. Podjetje ponuja tako spletno kot namizno različico svoje programske opreme, programska oprema pa prilagaja dostojno količino prilagoditev po razmeroma ugodni ceni.
Nastavitev sistema
Delo pri vzpostavljanju računalniško podprtega sistema računovodske programske opreme se razlikuje glede na velikost in strukturo vašega podjetja. Na primer, če delate kot svetovalec brez zaposlenih, boste lahko takoj začeli uporabljati spletno računovodsko programsko opremo, da beležite porabljene ure na stranko, shranite vse podatke o strankah in podatke o naslovu, izdelate račune in zabeležite plačila strank.
Če dovolite strankam, da plačajo v 30 dneh, na primer, je vgrajena računovodska programska oprema vgrajena, kar omogoča beleženje transakcij in ogled vseh neporavnanih plačil strank, skupaj z datumom izdali ste račun, tako da lahko vidite starost neplačanih računov.
Za podjetje s kompleksnejšimi operacijami vam večina programske opreme omogoča oblikovanje kontnega načrta s kodami računov in kategorijami, ki so edinstvene za vaše podjetje in vrsto podjetja. To lahko pomaga pri ohranjanju podatkov, organiziranih pri zapisovanju vnosov za določene poslovne enote ali oddelke, na primer. Prav tako bi vam omogočili, da ustvarite niz računovodskih izkazov ali poročil, ki bodo gledali na dobičkonosnost vašega podjetja glede na enoto ali oddelek, odvisno od tega, kako ste zasnovali svoj sistem.
Računovodstvo denarnih sredstev v primerjavi z obračunskim obračunom v sistemu
Računovodske transakcije lahko zapišete bodisi v gotovini bodisi na podlagi nastanka poslovnega dogodka v večini računovodskih programov. Preprosto povedano, glavna razlika med sistemi računovodstva na podlagi nastanka poslovnega dogodka in računovodstvom na podlagi nastanka poslovnega dogodka je v prisotnosti terjatev in obveznosti do dobaviteljev. Računovodstvo denarnih tokov in računovodstva na podlagi nastanka poslovnega dogodka se razlikuje glede na to, kako beležite časovni okvir vaših denarnih prejemkov od prodaje in denarja, porabljenega za plačilo vaših stroškov.
Ko plačate za stvari ali dobite plačilo v gotovini, se prodaja in stroški zabeležijo v realnem času. Ko uporabljate računovodstvo na podlagi nastanka poslovnih dogodkov, zabeležite prodajo, ko ste jih zaslužili, in izdatke, ko jih dobite, tudi če niste prejeli prihodkov od prodaje ali še niste plačali stroškov. Na primer, v računovodskem sistemu na podlagi nastanka poslovnega dogodka bi vsak mesec naredili vpis za pridobitev denarja za zavarovalno polico, ki jo morate plačati ob koncu leta. Ta vpis bi zabeležili v računu sredstev, imenovanem predplačano zavarovanje. Transakcijo bi zabeležili, kot če bi denar že porabili z zmanjšanjem stanja denarnega računa vašega podjetja in ustrezno povečanjem stanja vašega predplačniškega računa za zavarovanje vsak mesec.
Ali so davčne napovedi denarne ali obračunske osnove?
Dobri razlogi za uporabo računovodske programske opreme vključujejo funkcije zbiranja podatkov in poročanja. Ko pride do davčnega časa, vam programska oprema veliko olajša zbiranje podatkov o prihodkih in odhodkih, s čimer natančno in učinkovito izpolnite zvezne in državne davčne napovedi vašega podjetja.
Računovodski podatki, ki jih uporabite za zapolnitev vaše davčne napovedi, so lahko na denarnem ali obračunskem načelu, odvisno od velikosti vašega podjetja in obračunske metode, ki ste jo izbrali za uporabo. IRS ima določena pravila, ki vam bodo pomagala pri odločanju, ali denar ali računovodstvo na podlagi nastanka poslovnega dogodka najbolje ustreza vašemu poslovanju.
Na primer, če vaše podjetje vsako leto zasluži manj kot 1 milijon dolarjev prihodkov, lahko uporabite denarno metodo obračunavanja. Če imate inventar, pa IRS zahteva, da uporabite obračunsko načelo, ki ustreza delu inventarja vašega podjetja. Z nekaj izjemami, če je vaše podjetje korporacija C, IRS zahteva, da uporabite računovodstvo na podlagi nastanka poslovnega dogodka, da boste vložili davčno napoved na podlagi nastanka poslovnega dogodka.
Ko vaše podjetje predloži svojo prvo davčno napoved, izberete metodo denarnega toka ali obračunskega načrta. IRS zahteva, da izberete katerokoli metodo, ki vam omogoča najbolj popoln in natančen prikaz prihodkov in odhodkov vašega podjetja. Prav tako zahteva, da uporabite isto metodo iz leta v leto. V nasprotnem primeru postane zelo težko, če mora IRS primerjati vaše trenutne podatke z zgodovinskimi podatki. Če se odločite za spremembo načina obračunavanja, morate za pridobitev dovoljenja uporabiti obrazec 3115 IRS.
Funkcionalnost sistema
Računalniška računovodska programska oprema je lahko golih kosti, zagotavlja osnove knjigovodstva, ali pa lahko uporabite popolnoma razvito programsko rešitev, ki ponuja ne samo knjigovodstvo, temveč tudi upravljanje zalog, sledenje distribucije, sledenje proizvodnji in v teku, upravljanje odnosov s strankami., upravljanje časa in projektov in še več.
Zaradi nenehne evolucije programske opreme lahko računovodski paketi naredijo več dnevnih transakcijskih nalog in vas osvobodijo za drugo delo z dodano vrednostjo v vašem podjetju.
Koristno je razmišljati o tem, kako si predstavljate rast vašega podjetja in se prepričajte, da je vaša računovodska programska oprema prilagodljiva, kar pomeni, da lahko prilagodi dodatne račune, dodatne poslovne enote in se lahko ukvarja z večjim številom inventarnih enot ali vezanjem na črtno kodo tretje osebe. sistema programske opreme. Če upravljate na primer trgovino na drobno, lahko transakcije blagajne avtomatsko zapišete v računovodsko programsko opremo, odvisno od sistema, ki ga izberete, z uporabo čitalnika črtne kode in kodiranih oznak izdelka za vnos informacij v vaš sistem.
Računovodstvo Software Pros
Uporaba računovodske programske opreme ponuja vašemu podjetju več ugodnosti. Najprej in predvsem, struktura in disciplina računalniškega računovodskega sistema zagotavljata, da lahko vaše podjetje pripravi natančne računovodske izkaze. To je še posebej pomembno, če mora vaše podjetje to zagotoviti za zunanje namene, kot je bančno financiranje, ali če morate svoje računovodske izkaze predstaviti v skladu s splošno sprejetimi računovodskimi načeli (GAAP).
Računovodska programska oprema lahko prihrani čas, še posebej, če želite ustvariti proračun ali napoved. Ustvariti morate samo poročilo o svojih zgodovinskih podatkih in ga načrtovati z nekaj spremembami, da pripravite proračun ali napoved za naslednje leto.
Prav tako lahko racionalizirate in povečate učinkovitost celotnega računovodskega procesa, še posebej, če lahko navzkrižno usposabljate upravne uslužbence, da bi pomagali pri nekaterih rutinskih knjigovodskih nalogah, kot je na primer vnos računov v vaš plačilni sistem.
Ko ustvarite račune podjetja, vaša računovodska programska oprema samodejno doda zneske v bilanco terjatev vašega podjetja. Vse te funkcionalnosti, ki delujejo skupaj v isti računovodski programski opremi, zmanjšujejo napake in vam pomagajo zagotoviti, da vam nobena transakcija ne pade skozi razpoke.
Programska oprema Cons
Nekaj slabosti obstajajo za uporabo računalniških računovodskih sistemov, čeprav imajo še vedno več smisla kot vodenje knjig z papirjem in svinčnikom. Ko boste razumeli morebitne pomanjkljivosti, lahko sprejmete ukrepe, s katerimi boste zagotovili, da ta vprašanja ne bodo postala problem v vašem podjetju. Računovodski sistemi so lahko zapleteni in nekoliko težji za uporabo osebja. Računovodski paket barebone je lahko prav, če vi ali vaše osebje nima želje ali zahteve, da bi razumeli nianse in podrobnosti računovodstva.
Če imate bolj uveljavljeno podjetje ali podjetje s kompleksno strukturo, ki vključuje inventar, nedokončano delo, več poslovnih subjektov in medpodjetniške transakcije, bo vaše podjetje potrebovalo veliko bolj zapleten računovodski sistem in bolj usposobljene osebje.
Lahko imate stalne stroške za računovodski sistem. Če na primer izberete spletno različico programa QuickBooks, boste imeli stalno mesečno naročnino. Večji programski paketi, zlasti tisti, nameščeni na strežniku vašega podjetja, pogosto zaračunavajo licence. Recimo, da ima vaše podjetje 10 oseb, ki potrebujejo dostop do vašega računovodskega sistema. Ponudnik programske opreme vam lahko zaračuna enkratno, letno ali mesečno nadomestilo za vsako uporabniško licenco poleg osnovnega stroška za nakup programske opreme.
Kot pri vsaki programski opremi za kakršen koli namen, razvijalci nenehno izboljšujejo in posodabljajo programsko opremo, tako da se lahko razvijajo s spremembami v računalništvu ali spremembah na tem področju. Zaradi tega lahko pričakujete občasne prekinitve, zlasti če uporabljate spletno programsko opremo in redno varnostno kopiranje podatkov predstavlja pomemben del vašega računovodskega sistema.
Ali vaše raziskave pri izbiri pravico računalniško računovodske programske opreme za vaše podjetje. Ni zabavno, ko opravljate vse delo za izvajanje programske opreme in nalagate svoje podatke, da boste po enem ali dveh letih ugotovili, da ima izbrana programska oprema premalo funkcij in se ne more prilagoditi vašemu rastočemu podjetju ali pa ima preveč zunanjih funkcij zaradi česar je bolj zapletena, kot mora biti.
Storitev za stranke je še en ključni element, zato izberite podjetje, ki vam lahko ponudi, po možnosti 24/7 podporo, in živo osebo, s katero se lahko pogovorite in ne samo spletno bazo znanja. Ne pozabite tudi, da lahko ob uporabi računovodskega sistema v oblaku občutljive finančne informacije izpostavite hekerjem na spletu, zato poskrbite za zaščito internetne povezave in podatkov vašega podjetja.
Nadgradnja sistema
Če ste začeli svoje podjetje off uporabo z razčlenjenimi-up knjigovodske programske opreme, ali celo priročnik knjigovodstva sistem, na neki točki boste morda odločili za nadgradnjo vaše računalniško računovodstvo, da bi vaše podjetje na naslednjo raven. Da bi bil prehod neboleč in da je vaše podjetje pripravljeno na računovodski uspeh, vam pomaga, da naredite nekaj predpriprave, preden naredite prehod na nov paket računovodske programske opreme.
Začnite s čiščenjem zgodovinskih podatkov, ker če imate računovodske informacije, ki vsebujejo napačne, napačne vnose ali nepopolne podatke, se te napake prenesejo v vaš novi sistem in vam otežijo integriteto v vaših računovodskih knjigah.
Konec leta ali vsaj konec četrtletja preidite na nov sistem, da boste lahko imeli čisti presečni datum. To vam bo pomagalo v prihodnosti, ko boste morali pogledati nazaj na določene zgodovinske transakcije. Nato poiščite račun vašega podjetja za morebitne napake in po potrebi dodajte nove račune. Preglejte seznam strank, seznam prodajalcev, seznam zaposlenih in vse druge sezname, ki jih vsebuje vaša računovodska programska oprema, ki lahko vključujejo stare, neuporabljene račune ali podvojene vnose.
Vaš računovodja naj revidira vsak račun glavne knjige v vaši trţni bilanci, da preveri, ali je stanje na računu resnično točno. Vaš novi sistem morda ne bo sposoben prilagoditi podrobnosti za te transakcije, kar pomeni, da če prenesete stanje na računu, ki vsebuje napake, v novem sistemu ne boste imeli nobenih podatkov, ki bi vam pomagali pri odpravljanju napak ali netočnosti. Nazadnje se posvetujte s svojim računovodjo ali CPA in preverite, ali lahko pregleda sistemske nastavitve, in priporoči kakršne koli spremembe, ki bi lahko racionalizirale ali povečale učinkovitost vašega računovodskega toka.
