Podjetja pogosto uporabljajo računalniški računovodski sistem za obdelavo in vodenje računovodskih transakcij in evidenc. Sistem absorbira in shranjuje te podatke z uporabo modulov, kot so obveznosti do kupcev, terjatve do kupcev, bruto bilanca in plačilni listi. Računalniški računovodski sistem je posebej zasnovan za določeno podjetje ali je kupljen pri tretji osebi (npr. Timberline ali MAS 200). Računalniški računovodski sistem je dragoceno orodje za številna podjetja.
Hitrost
Sistem hitro obdeluje podatke. Ko so informacije vnesene v povezan modul, kot so izplačane plače ali plačljive račune, jih sistem takoj obdela in shrani.
Samodejna generacija
Večina računalniških računovodskih sistemov ima značilnosti, kot so vnos naročil in ustvarjanje povezanih računov. Delodajalec lahko ustvarja račune za svoje stranke, hrani njihova imena, naslove, naročila in račune tako dolgo, kot je potrebno. Računalniški sistem omogoča delodajalcu tudi izdelavo in tiskanje izpiskov. Poleg tega imajo številni računovodski sistemi funkcijo obračuna plač, ki omogoča popolno obdelavo plač, vključno s pridobivanjem in tiskanjem pregledov in poročil.
Pravočasnost
Delodajalec lahko natisne in ponovno natisne naročila, račune in vse druge računovodske transakcije. Prav tako lahko zlahka najde podatke o plačah zaposlenih, kot so trenutni naslov in znesek plačila, ne da bi moral poiskati zbirke podatkov o osebah.
Ročna obdelava za izkoreninjenje
Računalniški računovodski sistem odpravlja ročno obdelavo. Slednje vključuje ročno obdelavo in evidentiranje prihodkov, stroškov, dobičkov, izgub in usklajevanja podjetja, kar ustvarja veliko prostora za napake. Tudi transakcije na izplačane plače in poslovne transakcije se evidentirajo ročno. Z računalniško podprtim računovodskim sistemom ima delodajalec tekoč postopek vodenja evidenc in uravnoteženja.
Motivacija osebja
Računalniško podprt računovodski sistem pogosto zahteva, da se osebje usposablja za učenje novih veščin, zaradi česar se počutijo motivirane. Poleg tega lahko delodajalec usposabljanje posreduje zastopniku podjetja za programsko opremo, kar povzroča manjši pritisk na uslužbence, da sami izvajajo usposabljanje.
Poenostavlja revizije
Če se zvezna ali državna vlada odloči za revizijo podjetja, računalniški sistem poenostavi postopek. Običajno pred revizijo revizor po pošti obvesti delodajalca o posebnih dokumentih, ki so potrebni za revizijo. Odvisno od narave revizije lahko dokumenti vključujejo davčne izkaze, registre plačilnih listov in kontni načrt.
Računalniško podprt računovodski sistem lahko shranjuje večletne informacije. Če to zahteva revizija, lahko delodajalec dostopa do informacij, ki izvirajo iz mnogih let nazaj. Če med revizijo revizor spontano zahteva računovodski dokument, ga lahko delodajalec hitro prikliče iz sistema, namesto da bi prekopal po shranjevalnih škatlah in poiskal tiskane kopije.
Zmanjša zlorabo
Računalniška računovodska programska oprema zaposlenim otežuje krajo denarja iz podjetja. Na primer, če zaposleni na izplačanih plačah poskuša plačati več kot dovoljen znesek, bo njena tatvina najverjetneje odkrita, ker računovodski sistem shranjuje vse shranjene transakcije.
