Čeprav ima pisna komunikacija več očitnih prednosti pred ustno komunikacijo, kot je nedvoumnost v pomenu, preprosto podvajanje in stalnost, pisna komunikacija ni vedno najboljša izbira za poslovno, akademsko ali osebno komunikacijo. Razumevanje slabosti pisne komunikacije vas postavi, da določite najboljši način komunikacije za vsako situacijo.
Neosebnost
Pisna komunikacija je manj osebna kot ustna komunikacija, zaradi česar je manj idealna za čustvena sporočila. Večina ljudi na primer meni, da je treba pomembne novice, kot so odpuščanje, napredovanje, prekinitev razmerja ali predlaganje zakonske zveze, sporočiti osebno. Komuniciranje prek pisanja ali elektronske pošte je prav tako manj učinkovito kot osebna komunikacija pri vzpostavljanju osebnih odnosov.
Možnost nesporazuma
Pisna komunikacija ne vključuje odtenkov glasu ali izraza obraza, zaradi česar je večja verjetnost zlorabe. Humor in sarkazem sta še posebej težko izraziti v pisni komunikaciji in ju lahko razumemo kot žalitve. To ljudi prisili k pisanju v bolj formalnem, resnejšem tonu, kar prispeva k neosebni naravi pisne komunikacije.
Pomanjkanje trenutnih povratnih informacij
Ustna komunikacija na splošno ustvari takojšnjo verbalno in neverbalno povratno informacijo, ki pogosto sporoča naslednje govorce. Pisno sporočilo nima tega pomembnega elementa in tudi pri nekaterih oblikah digitalne komunikacije, kot so pošiljanje sporočil ali takojšnja sporočila, v pisnih odgovorih ni ustne komunikacije. Pisne komunikacije ni mogoče takoj prilagoditi potrebam občinstva, pojasniti vprašanja ali se odzvati na zavrnitev. Poleg tega, če pride do napačne komunikacije, avtor morda ne bo izvedel pravočasno, da ga popravi.
Stroški, materiali in skladiščenje
Pisna komunikacija pogosto traja dlje kot ustna komunikacija, zato je lahko za podjetja dražja. Poleg tega morajo tiskane kopije pisnih komunikacij zahtevati tiskalnike, črnilo in papir ter zavzeti prostor za shranjevanje.V mnogih primerih je treba hraniti tudi elektronske komunikacije, čeprav so stroški takšnega shranjevanja glede na prostor in stroške veliko manjši kot za shranjevanje na papirju. Ne glede na to, ali je na papirju ali v elektronski obliki, lahko shranjeno gradivo nenamerno izgubimo ali uničimo.
Odgovornost
Stalna pisna komunikacija lahko povzroči vprašanje odgovornosti. Na primer, medtem ko so govorjene pripombe zlahka pozabljene, lahko e-pošto, beležke in druge dokumente uporabite kot dokaz na sodišču, celo let po njihovem pisanju. Poleg tega je preprosto podvajanje pisne komunikacije bolj tvegano; medtem ko govorjena šala izven barve lahko žali nekaj ljudi, na primer, se lahko neprimerna e-pošta takoj pošlje tisočem prejemnikom.
