V poslovanju se uporabljajo številne vrste pisnih komunikacij. Podjetja uporabljajo pisno komunikacijo za poučevanje zaposlenih o politiki podjetja, obveščanje kupcev o izdelkih in storitvah ter obveščanje vlagateljev o korporativnih strategijah. Ključ za pisanje učinkovite poslovne komunikacije je prilagajanje sporočila ciljnemu občinstvu. Pišite na jasen, preprost in jedrnat način, da bodo ljudje lahko razumeli vaše sporočilo.
E-pošta
Elektronska pošta je najpogostejša oblika pisnega poslovnega komuniciranja, je povedala spletna referenčna spletna stran Startupbizhub. Poslovni strokovnjaki uporabljajo e-pošto za pošiljanje dokumentov, vzpostavljanje sestankov, potrditev sestankov in kontaktiranje kandidatov za zaposlitev. Kljub njihovi relativni priložnostnosti, vaš emails še vedno naleteli kot strokovno. Poskrbite, da boste svoje e-poštne naslove naslovili vsem predvidenim strankam. Če zapustite samo eno osebo, lahko to ovira učinkovitost e-pošte. Prav tako navedite določeno temo svojega e-poštnega sporočila v področju »Zadeva«. Izogibajte se pisanju dolgih odstavkov v e-poštnih sporočilih. Namesto tega razdeli svoje besedilo s krajšimi odstavki in točkami, glede na spletno revijo Forbes.
Predlogi
Predlogi so dokumenti, ki opisujejo prihodnje projekte. Na primer, poslovni svetovalci in oglaševalske agencije predložijo podjetjem predloge za projekte ali posebne naloge. Vodja trženja lahko oddelek za raziskave in razvoj predloži predlog za raziskovanje izdelkov. Predlogi so pogosto dolgi le eno ali dve strani. Mnoga podjetja za svoje predloge uporabljajo posebne obrazce. Prepričajte se, da v vašem predlogu jasno določite vse korake in naloge projekta. Vključite tudi povezane stroške za vsako posamezno nalogo. Na primer, navedite stroške tiskanja, pošiljanja in poštnine, če pišete predlog za projekt neposredne pošte.
Poročila
Poročila so druga vrsta pisne poslovne komunikacije. Podjetja uporabljajo poročila za obveščanje zaposlenih o različnih vidikih poslovanja. Na primer, finančni oddelek bo pisal finančna poročila, ki bodo povzela dobiček in prodajo podjetja. Podobno lahko vodja trženjskih raziskav napiše poročilo, ki povzema rezultate telefonske ankete strank. Poročila napišite v strukturirani obliki. Vnesite kratek uvod v svoje poročilo. Na primer, povejte vodjem oddelkov, kako in kdaj ste izvedli telefonsko anketo s strankami. Vključite ključne cilje, ki ste jih namenili projektu. Povzemite svoje ugotovitve v telesu svojega poročila. Dodajte grafikone in grafikone za pojasnitev kompleksnejših konceptov. V poročilo vključite poglavje s povzetkom, ki poudarja ključne ugotovitve ali rezultate. Poleg tega vedno priložite spremno pismo z vašim poročilom, da ga predstavite vodjem ali vodilnim delavcem.
Brošure
Brošure so literatura, ki vsebuje vaše izdelke in storitve. Podjetja uporabljajo brošure za prodajo izdelkov ali pomoč prodajnim predstavnikom pri prodajnih klicih. Podjetja izdelujejo brošure v različnih oblikah in velikostih. Nekatere brošure so velikosti črk, medtem ko so druge prepognjene na polovico ali tretjine. Uporabite barve in slike v brošurah, ki vsebujejo vaše glavne izdelke ali storitve. Razdelite vsako stran brošure z veliko praznega prostora, zaradi česar je brošura bolj berljiva.
