Sodobna podjetja lahko segmentirajo sporočila tako, da so ciljno usmerjena na majhne skupine strank ali takoj posredujejo novice velikim in razpršenim delavcem. Vendar te poslovne priložnosti niso prinesle manj zahtevnih poslovnih komunikacij kot prej. Čeprav se organizacije hitro naučijo posledic neuspešnega komuniciranja s strankami in zunanjimi zainteresiranimi stranmi, Neučinkovita notranja komunikacija je lahko bolj zapletena dokler ni prepozno.
Težave z nastavitvami
Zaposlenim bo morda težko uskladiti svoje komunikacijske preference s tistimi svojih sodelavcev. Starejši delavec bi morda raje komuniciral po telefonu, medtem ko se njegov mlajši kolega zanaša na elektronske komunikacije. Če se mlajši delavec na e-pošto odzove na glasovno sporočilo, namesto da bi vrnil klic, se lahko starejši delavec počuti nepošteno, Najbolje je, da uporabite metodo, ki jo želi vaš sogovornik. Če se vaš stik v IT vedno hitro odzove na vašo e-pošto, vendar potrebujete daljši čas za vrnitev telefonskega klica, je elektronsko posredovanje vaših vprašanj bolj učinkovita rešitev.
Komuniciranje slabih novic
Obvestiti šefa, da ste pravkar izgubili ključni račun, ni najbolj enostavno. Prav tako ni lahko prenašati novic dolgoletnemu prodajalcu, da svoje podjetje prenašate na svojega konkurenta. Robert Bies, profesor na McDonough School of Business v Georgetownu, ugotavlja, da to pogosto povzroči, da ljudje odložijo sporočanje drugi stranki o slabih novicah.
Namesto tega Bies predlaga večstransko komunikacijsko strategijo za premagovanje teh izzivov. Pripravite zainteresirane strani na slabe novice vnaprej. Sporočite novice takoj in pošteno, nato pa jih ublažite z možnimi rešitvami in vsemi očitnimi srebrnimi oblogami. Lahko bi rekli, na primer, da imate v mislih več prednosti, ki bi zamenjale izgubljeno podjetje, ki bi zahtevalo manj potovanja za vašo prodajno silo
Nasveti
-
Nekateri zaposleni se lahko počutijo neprijetno komunicirati odkrito s svojimi šefi zaradi njihovega položaja v podjetju ali njihovega ozadja. Zlasti ženske se lahko s tem borijo, meni strokovnjakinja za lingvistiko Deborah Tannen.
Preveč - ali ne dovolj
Koliko informacij za posredovanje zaposlenim in zunanjim deležnikom je stalni izziv za upravljavce. Strašne novice, kot je reorganizacija, lahko privedejo do močnih reakcij, če se zdi, da izvirajo. Opozarjanje posameznikov na sestanke ena na ena ali na manjše sestanke lahko pusti vodji vedeti, kdo bo verjetno nasprotoval novicam in kakšni so njihovi razlogi.
Po drugi strani pa lahko tudi upravitelj preveč informacij če je zaključek sporočila nejasen ali odprt. Najavljam ta odpuščanja lahko v bližnji prihodnosti, na primer, povzroča zaskrbljenost in lahko povzroči, da ključno osebje poskuša sprejeti druga delovna mesta. Prav tako lahko zmanjša produktivnost v pisarnah, če zaposleni preživijo svoj čas v gossipingu in delajo na svojih življenjepisih.
Neformalne komunikacije lahko dokažejo drago
Za razliko od pogovorov na delovnem mestu elektronske komunikacije pišejo, kaj se je zgodilo. Hitra e-pošta lahko povzame pogovor in zagotovi dragoceno potrditev v primeru, da pride do vprašanj kasneje. Vendar pa vodenje evidenc o e-poštnem prometu, programski opremi za klepet in drugih neformalnih elektronskih pogovorih na delovnem mestu za tiste v IT je lahko glavobol - da ne omenjam pravne ekipe. Na videz nenavadne pogovore se lahko izkaže za drago. Oddelek za pravosodje ZDA je na primer uporabil komentarje v klepetalnici, da bi pomagal pri obravnavi primera valutne manipulacije z velikimi bankami, kot so UBS, Citigroup in J. P. Morgan Chase.
Vodenje projektov
Poročilo Inštituta za vodenje projektov iz leta 2013 je pokazalo, da je za vsako milijardo dolarjev, porabljenih za projekte, 75 milijonov dolarjev tvegano samo zaradi neučinkovitih komunikacij. Do pomanjkljivosti lahko pride, če vse zainteresirane strani nimajo enakega razumevanja koristi projekta ali kadar jezik, ki se uporablja za posredovanje sporočil, ni jasen. PMI vam predlaga prilagodite vaše komunikacije, da bi zadostile potrebam posameznih skupin zainteresiranih strani. Predlog projekta za preoblikovanje spletne strani se lahko na primer osredotoči na ugodnosti na visoki ravni, ko se srečate z vodilnimi podjetji. Uporabili bi več tehničnega jezika in specifičnih podatkov, ko bi se predstavili ljudem, ki bodo morali opraviti delo.
