Slabe novice lahko posredujete zaposlenim, strankam ali upravljanju z različnimi metodami. Mnogi ljudje raje dobijo neposredna in neposredna negativna sporočila. Drugi se raje odločajo za bolj subtilen pristop, saj sporočajo v najmanj žaljivem jeziku. Kakorkoli, morate posredovati novice, ki so najverjetneje nezaželene in nezaželene na jasen in jedrnat način.
Ohranite odnos
Samo zato, ker imate neželene informacije za posredovanje, ne pomeni, da morate poškodovati odnos s stranko prejemnico. Ne glede na to, ali odpuščate zaposlene, zavračate prošnjo za donacijo ali zavračate povračilo potovanj, ne pozabite, da se bodo razmere v prihodnosti lahko spremenile in vaša odločitev se lahko spremeni. Dodajte dopolnilo beležki, na primer obvestite zaposlene, koliko ste ocenili njihove prispevke. Pojasnite financerjem, da trenutno vaš proračun ne omogoča določenih izdatkov. Dodatek bo ublažil udarec in odprl komunikacijske linije za morebitne prihodnje odnose.
Sporočilo okvirja s pozitivnim jezikom
Besede, ki jih izberete v beležki, bodo pomagale ohranjati pozitiven odziv, čeprav boste poslali negativno sporočilo. Na primer, lahko zahtevate več informacij za obdelavo denarne zahteve in ne za pisanje, da predložene informacije niso sprejemljive. Povejte zaposlenim, kaj lahko storijo namesto tega, kar ne morejo storiti. Na primer, napišite »prosimo, oblečite se v poslovno obleko ob petkih« namesto »ne nosite kavbojk ob priložnostnih petkih«. Pošljite sporočilo vaši stranki, ki pravi, da lahko »v ponedeljek prevzamete svoje blago«, namesto »vaše naročilo ne bo pripravljen do naslednjega ponedeljka."
Preprečevanje pravnih posledic
Podatki o podjetjih pogosto potekajo izven poslovnih zidov in v roke medijev ali drugih strank. Izogibajte se uporabi jezika, ki bi namigoval na nezakonite ali diskriminatorne prakse. Na primer, namesto pisanja »naš računovodja zapušča podjetje, ker je naredil obširne napake v poročilih ob koncu leta«, piše »po mnogih letih priznane storitve, se naš računovodja premika k drugim priložnostim.« Jasnost pomaga preprečevati neželene govorice iz ki bi lahko škodovale ugledu vašega podjetja. Nejasno negativno sporočilo je »zaradi napačnega ravnanja, nekateri finančni uslužbenci odhajajo«. Boljši zapisnik pravi: »navdušeni smo, da lahko objavimo, da bodo novi finančni uslužbenci zamenjali odhajajoče člane računovodske službe.«
Odložite slabe novice
Negativni beležki pogosto povzročajo poškodovane občutke in jezni odzivi. Lahko ublažite ali vsaj zmanjšate količino padcev iz slabih novic, ko jo shranite z dobrimi novicami. Na primer, začnite negativno beležko z »boste cenili število dodatnih ugodnosti, ki so vključene v vašo zavarovalno polico«, ko boste morali zvišati zavarovanje. Ohranite medpomnilnik, ki je povezan s sporočilom, da bi ohranili jasnost. Z drugimi besedami, ne povejte, da se novi parkirni prostor odpre naslednji teden, ko pošiljate sporočilo o zmanjšanju ugodnosti.
