Pisanje zahtevkov in prilagoditvenih sporočil zahteva pripravo in načrtovanje, preden začnete pisati. Pišite s preprostim orisom, da boste organizirani. Odločite se, kaj želite storiti bralec. Na primer, ali želite svoj denar nazaj ali želite izdelek zamenjati? Zahtevek je način za reševanje težav z napakami, ki so bile narejene, in morda potrebujejo prilagoditev. Sporočilo o prilagoditvi je odgovor na pismo s prošnjo, ki je bilo vloženo zoper vaše podjetje.
Postavke, ki jih boste potrebovali
-
Prejemki
-
Računi
Sporočilo o zahtevku
Pišite o pomembnih dejstvih v prvem odstavku. Začnite s problemom. Pojasnite točno, kaj se je zgodilo, in razlog, da pišete zahtevek.
Pojasnite, zakaj menite, da bi moral biti vaš zahtevek odobren v drugem odstavku. Bralcu povejte o posebnostih zahtevka ter o pravni odgovornosti in poštenosti. Izdelek na primer ni deloval, kot je predlagal oglas.
Zaženite tretji odstavek tako, da zahtevate dejanje. Zahtevajte, kar pričakujete od bralca. Vključite datum, do katerega pričakujete ukrepanje. Ne ogrožajte, vendar pojasnite, katere dodatne korake lahko naredite, če vaša zahteva ni izpolnjena. Zaprite s »S spoštovanjem« in podpisom nad natisnjenim imenom.
Sporočilo o prilagoditvi
Začnite prvi odstavek z stavkom o odobritvi. Najprej prinesite stranki dobre novice in upoštevajte zahteve stranke.
Začnite drugi odstavek z razlago napake. Razložite vzrok težave. Ne dodeljujte krivde. Osredotočite se na svoja stalna prizadevanja, da bi se izognili napakam in težavam.
V tretjem odstavku izrazite svoje spoštovanje poslovanju stranke. Opravičite se, če menite, da morate to storiti. Če ne morete izpolniti vseh elementov zahtevane prilagoditve, pojasnite, zakaj in dodajte vse potrebne podrobnosti o tem, kako se boste odzvali na zahtevo.
Zaprite črko z »S spoštovanjem«, natisnite in podpišite svoje ime.
Preverite pismo, da zagotovite, da je ton prijazen. Poskusite se ne slišati zmerno ali zlobno.
Nasveti
-
Hranite kopijo svojega pisma za svoje zapise.
Kot priloge navedite dokumente, kot so računi, oglaševalski materiali ali potrdila, ki lahko varnostno kopirajo, kar pišete.
