Memorandumi ali beležke so kratka poslovna sporočila, ki služijo tako, da dobijo pomembne informacije med ljudmi v zgoščeni in lahko berljivi obliki. Jasna postavka zapisa je pomemben vidik vsakega zapisa, ker pripravlja bralca za tisto, kar se bo zgodilo. Hitro skeniranje naslova razkriva ključne informacije o tem, kdo je vključen v temo, kaj bo naslovljeno in kdaj je bil poslan dopis. Ustaljena oblika zapisa omogoča zaposlenim in sodelavcem lažje branje, razumevanje in shranjevanje teh uporabnih dokumentov.
Oblikujte vsako beležko na enak način z jasno označenimi linijami za datum, datum in naslov. Ti elementi morajo biti natisnjeni na ločenih črtah in z velikimi tiskanimi črkami.
Vtipkajte ime in naslove vseh pošiljateljev in prejemnikov v razdelkih »do« in »od« beležke. Ni vam treba uporabiti g. Ali g. V spominu, čeprav se dr. Občasno uporablja. Vključite ime in priimek vsakega posameznika, da se izognete zmedi.
V razdelku »datum« vnesite trenutni datum. Ne vključujte dneva v tednu, vendar vključujte leto.
Napišite strnjeno in informativno temo. Izogibajte se temam z enim ali dvema besedama, ki ne posredujejo dovolj informacij, kot je »Posodobitev podjetja«. Izberite možnost, ki omogoča prejemnikom natančno vedenje o tem, kaj je beležka, na primer »Obnovitev kode podjetja.«
Nasveti
-
Elemente naslova lahko po želji spremenite. Nekatera podjetja se raje odločajo za to, da je v naslovu vrstica za zadevo višja. Karkoli boste izbrali, naj bo skladna od enega do drugega.
Če uporabljate vnaprej natisnjen dopis in zapišete podrobnosti z roko, potem po vsakem elementu naslova ni treba vključiti dvopičja.
