"Pravila Roberta", pravilnik parlamentarnega postopka, lahko pomagajo organizacijam pri izvedbi učinkovitejših sestankov. Sestankov predseduje predsednik, ki je odgovoren za vodenje sestanka z uporabo pravilnika knjige in navaja, kdo lahko govori v določenem času. Vaša prva dolžnost predsednika je, da imenujete sekretarja, ki bo sestavil pisno evidenco o tem, kaj se dogaja na sestanku. Ko je sekretar izbran, se sestanek začne.
Začnite sestanek z besedami: »Srečanje bo urejeno.« Skupina bo morda želela deliti otvoritveno slovesnost, kot je priklic ali recitiranje Zaveze zvestobe.
Sekretarja povabite, naj prebere zapisnik prejšnjega sestanka, če ga je bilo, ali vprašajte, ali so v zapisniku morebitni popravki, če so bili vnaprej posredovani članom. Če ni popravkov, potrdite zapisnik, da postanejo del uradnega zapisa dogodkov sestanka.
Člane pozovite, naj poročajo o posebnih vlogah ali dejavnostih, kot je poročilo blagajnika. Če so podana priporočila, bo morda treba izvesti dodatne parlamentarne postopke - na primer razpravo ali glasovanje. Če ne, se sestanek premakne za obravnavo drugih poročil.
Obravnavajte nedokončane posle samo, če se je prejšnje srečanje končalo, ko je še bilo predmetov, o katerih se bo razpravljalo. Pripeljite jih v vrstnem redu, kot je bilo prvotno načrtovano.
Vprašajte skupino, če se je treba pogovoriti o novih poslih.Vsak udeleženec lahko »zaprosi za besedo«, da razpravlja o novih poslih.
Srečanje zaključite z besedami: „Ker ni več nobenega posla, se sestanek prekine.“
Nasveti
-
Izposodite kopijo celotnega pravilnika in kratek vodnik iz knjižnice ali kupite kopije za vašo organizacijo, da boste lahko hitro pregledali informacije o poteku sestankov.
