Vzdrževanje blagajne je 90 odstotkov. Preostalih 10 odstotkov nadzoruje, kdo lahko dostopa do sredstev. Ni važno, kakšne vrste poslovanja ste v in ne glede na to, kaj uporabljate vašo drobnih gotovine za, po teh dveh načelih skupaj z nekaterimi preprostimi postopki proračuna bo vaš denar blagajno uravnotežen.
Datoteka Dokazilo o vseh nakupih
Pri vodenju blagajne je treba najprej vzpostaviti učinkovit in funkcionalen sistem vodenja evidenc. Za vsako posamezno transakcijo, kjer se uporablja denarna gotovina in naredite kopije le-teh, morate dobiti potrdila in račune. S tem zagotovite, da imate dve ločeni datoteki, če izgubite račun. Ne vstavljajte samo računov v mapo, temveč jih shranite kronološko in razmislite o oddaji potrdil v ločene mape za vsak mesec.
Določite sprejemljivo uporabo za blagajno
Ne uporabljajte gotovine brez razlike. Imeti morate posebne smernice, ki jih lahko uporabite za denar in kaj ne morete. Na primer, nakup alkohola s sredstvi bi bil običajno nesprejemljiva uporaba, tudi če bi bil alkohol namenjen družabnemu dogodku, ki ga sponzorira podjetje. Da bi zaščitili sebe in kogar koli drugega z dostopom do gotovine, bi morali imeti pisna pravila o tem, kaj so sprejemljivi stroški.
Nadzorni dostop
Vedno obdrži svoj gotovinski sklad zaklenjen. Lahko ga shranite v predalu od predala do omare do sefa, vendar ga ne shranjujte v prenosnih škatlah ali drugih posodah, ki jih lahko enostavno premaknete ali odnesete. Ne dajajte tipk ali kombinacij več kot nekaj ljudem. Idealno bi bilo, da eno ali dve osebi daš ključ in da kdorkoli drug vpraša te imetnike ključev za kakršno koli denar, ki ga potrebuje.
Opravite periodične preglede
Da bi zagotovili ustrezno uporabo gotovine, opravite redne revizije. Učinkovite revizije so nenapovedane, njihov namen pa je naključno preverjanje evidenc, računovodskih postopkov in nadzora nad vašim denarnim skladom. Brez revizij so lahko denarni skladi nagnjeni k zlorabi ali slabemu upravljanju. Najenostavnejši način izvedbe revizije je, da ima direktor, ki nima dostopa do gotovinskega čeka v skladu vsakih nekaj tednov.
