Obstajajo številni postopki in postopki javnega naročanja, vendar obstajajo nekateri postopki, ki morajo biti skupni vsem oddelkom za javna naročila. Ti vključujejo izbiro dobavitelja, zahtevanje informacij, oddajo ponudb, ocenjevanje ponudb, oddajo naročila in pregled..
Izbira dobavitelja
Organizacije imajo na splošno prednostni seznam odobrenih dobaviteljev, ki jih vzdržuje oddelek za nabavo. To so podjetja, ki so bila skozi izbirni postopek in so ugotovila, da najbolje zadovoljujejo potrebe podjetja.
Zahtevanje informacij
Če obstaja zahteva za nakup predmetov, ki jih trenutni prednostni dobavitelji ne morejo pridobiti, bo podjetje običajno raziskalo trg. Zahteva bo poslana izbranim dobaviteljem, ki bodo zaprosili za ponudbo. Pri zahtevkih z nizko vrednostjo se identificiranim dobaviteljem pošlje neformalna zahteva za informacije ali zahteva za ponudbo. Za predmete z višjo vrednostjo se bo upošteval celoten razpisni postopek. To lahko pogosto traja do šest mesecev od ugotovitve potrebe po končni dodelitvi naročila.
Vračilo ponudb
Od dobaviteljev se običajno zahteva, da imenovanemu uradniku vrnejo ponudbe do določenega časa in datuma. Ponudbe lahko vključujejo opis storitve ali blaga, ki ga ponudnik ponuja, predlagane stroške za izvedbo potrebnega dela ali zagotavljanje potrebnih zalog, finančne informacije podjetja in vsa vprašanja, ki jih je nakupna organizacija zahtevala od potencialnega dobavitelja.
Ocenjevanje ponudb
Ko so ponudbe / ponudbe vrnjene, ima odkupna organizacija običajno določen čas, v katerem oceni donose, sprejme pogodbeno odločitev in obvesti uspešne in neuspešne dobavitelje. Pred pošiljanjem razpisne dokumentacije bo nakupna organizacija razvila merila točkovanja, po katerih bodo kandidati označeni in ocenjeni. Vprašanja, kot so cena in kakovost, so običajno merila točkovanja.
Oddaja naročila
Ko bodo ponudbe ocenjene in ocenjene, bodo dobavitelji obveščeni z odobritvijo ali zavrnitvijo. Uspešni dobavitelji so prav tako pisno obveščeni. Najboljša praksa na področju javnih naročil je ponuditi neuspešnim dobaviteljem možnost za poročanje. To jim omogoča, da ugotovijo, zakaj njihova ponudba ni bila izbrana in da bi bolje razumeli prihodnje ponudbe.
Sklenitev pogodbe
Ko je storitev / dobava dostavljena, bo odkupna organizacija preverila, ali je kakovost, količina in specifikacija izpolnjena. Na tej točki bo organizacija izdala plačilo. V mnogih primerih je običajna praksa, da se naročniška sestava in organizacija, ki dobavlja, sklene po sklenitvi pogodbe. Zagotavlja priložnost za vsako stran, da ponudi povratne informacije in pripravi post mortem dokument za prihodnje dejavnosti sklepanja pogodb.
