Spremljanje in ocenjevanje postopkov javnih naročil je sestavni del upravljanja organizacije. Postopek javnega naročanja si zasluži visoko raven pozornosti uprave, da zagotovi, da ne postane žrtev goljufij in korupcije. Postopki javnega naročanja morajo vključevati učinkovite kontrole za doseganje odgovornosti in preglednosti. Stalno spremljanje in vrednotenje postopka javnega naročanja poslovodstva vzpostavlja integriteto in skladnost z zakoni in etičnimi standardi.
Ugotovite, katere notranje kontrole obstajajo in ali krmiljenje deluje po načrtih. Ne bi smelo obstajati nobena možnost, da bi se kateri koli nadzor preklical. Ključne notranje kontrole, ki jih je treba oceniti, vključujejo ločevanje dolžnosti, nadzorne kontrole, prejemne kontrole, nadzor nad dovoljenji in nadzor nad evidentiranjem.
Razviti kontrolni seznam za ugotavljanje skladnosti, da se ugotovi, ali se izvajajo postopki javnega naročanja. Kontrolni seznam mora biti zasnovan s sodelovanjem zaposlenih in vodstva. S sodelovanjem pri pripravi kontrolnega seznama se zaposleni v bistvu usposabljajo in se bolj zavedajo procesa. Dober kontrolni seznam za skladnost krepi obstoječe postopke in prevaja cilje pravičnosti, odprtosti in konkurence.
Izvedite oceno tveganja, da ugotovite ali ugotovite morebitne pomisleke, slabosti ali področja z visokim tveganjem. Z opredelitvijo kazalnikov ali „rdečih zastavic“ lahko organizacija zagotovi, da so vzpostavljeni ustrezni notranji nadzori za preprečevanje nepravilnosti. Z odkrivanjem tveganj se lahko omejijo navzkrižja interesov in pojavljanje goljufij in korupcije.
Sledite posebnim naročilom skozi celoten postopek javnega naročanja. Razmisliti, ali so javna naročila zagotovila odprto konkurenco in ali so bila pregledna in brez diskriminacije določenih dobaviteljev. Ugotovite, ali je bila uporabljena metoda nabave primerna za pridobljeno blago ali storitev, in zagotovite, da je bila ustrezno dokumentirana.
