Uvedene so politike in postopki, ki pomagajo pri vodenju vašega podjetja znotraj in zunaj. Redno pregledovanje vaših pravilnikov in postopkov zagotavlja, da vedno upoštevate najboljše prakse. Vrednotenje vam pomaga, da posodobite svoje smernice, če je to potrebno, da odražajo spremembe v vašem podjetju ali gospodarstvu in da obravnavate področja, ki jih potrebujete ali skrbi v podjetju.
Določite pravila
Politike so pisni protokoli vašega podjetja za obravnavo različnih poslovnih funkcij. Na primer, morda imate notranje pravilnike za stvari, kot so obleka na delovnem mestu, udeležba ali kako se zahtevajo dnevi počitnic. Morda imate tudi zunanje politike za vprašanja, kot so nakup ali obravnavanje pritožb strank. V skladu s svetovalno skupino KCG politike določajo, kako se postopki razvijajo, izvajajo in vrednotijo ter naj bodo v skladu s strateškimi cilji organizacije. Politike običajno določi lastnik, višje vodstvo, svetovalni svet ali upravni odbor.
Pravilniki o pregledu
Redno pregledujte politike, da zagotovite njihovo popolnost, celovitost in razumljivost. Pri tem uporabite povratne informacije strank in osebja. Po mnenju KCG bi morala biti politika v pisni obliki s posameznimi smernicami za vsako politiko. Zaradi tega je lažje razumeti in pregledati ter po potrebi spremeniti. Na primer, če se stranke redno pritožujejo, da nimate določene politike vračila ali vračila ali če zaposleni trdijo, da ni poštenega postopka glede tega, kako ljudje uporabljajo osebne dni, je vredno dodati vprašanja v dnevni red pregleda politike. Če pravilnik ni več praktičen ali ga ni več mogoče uporabljati, ga lahko posodobite ali odstranite.
Določite postopke
Postopki so koraki ali procesi, ki jih vaše podjetje uporablja v vsakodnevnih poslovnih dejavnostih. Na primer, morda imate postopek za preverjanje obiskovalcev, odpiranje ali zapiranje podjetja za dan ali čiščenje ali upravljanje strojev. Postopkovne smernice pomagajo zagotoviti, da vaše podjetje deluje varno in učinkovito, zlasti na območjih, kjer bi napačni koraki lahko bili nevarni ali dragi. Na primer, če nimate postopka za zaklepanje poslovnih vrat ponoči, lahko podjetje odprete za morebitno krajo ali vandalizem. Po mnenju KCG bi morali postopki vključevati informacije o tem, kdo kaj počne, kdaj to počne, v kakšnem vrstnem redu in iz kakšnega razloga.
Postopki pregleda
Dejavnosti, ki imajo več korakov ali korake, ki jih je treba uporabiti v določenem vrstnem redu, morajo imeti postopkovne smernice. Če se nekateri elementi vašega podjetja srečujejo s pogostimi napakami, je treba oceniti postopek za to področje. Na primer, če se stranke redno pritožujejo zaradi poznih pošiljk, ocenite svoje postopke za sprejemanje naročil, izpolnjevanje embalaže in sledenje ladijskemu prometu. To vam bo pomagalo določiti področja, kjer je potrebna pojasnitev ali večja opredelitev. Preglejte postopke tako, da osebje, ki ni seznanjeno s postopkom, preberete vaše obstoječe smernice in določite področja, ki nimajo smisla ali jih je težko razumeti.
