Jasne, dobro napisane politike in postopki zagotavljajo, da vsakodnevno poslovanje odraža vašo dolgoročno poslovno vizijo in poslanstvo. Ustvarjajo tudi okvir za sprejemanje doslednih in poštenih odločitev ter si prizadevajo za zaščito pravnih interesov vašega podjetja. Postopek sprejetja, ki je ponavadi sestavljen iz pregleda, testiranja, spreminjanja in ratifikacije, je ključnega pomena za zagotovitev, da politike in postopki izboljšajo in ne ovirajo uresničitve teh ciljev.
Preglejte osnutke pravilnikov in postopkov
Faza sprejetja, ki je tretja faza življenjskega cikla politike in postopkov, se začne s temeljitim pregledom. V mnogih podjetjih vodstvena ekipa opravi začetni pregled, preden predloži predlagane resolucije za spremembo, preskušanje ali odobritev. Poglejte, ali je predlagana politika povezana s strateškim ciljem in ali so postopki povezani s starševsko politiko. Prav tako se prepričajte, da je besedilo razumljivo in se nanaša na ciljno publiko. Pošljite pisanje, ki ne uspe začetnega pregleda, pisatelju, da ga pregleda.
Določite pravila za povratne informacije
Ustvarite pravila, vključno z roki, za zagotavljanje povratnih informacij o spremembah ali popolnih zahtevah za revizijo. Vse, kar je poslano po začetnem pregledu, mora vključevati ustrezne povratne informacije, ne izjavo, kot je „brez mnenja“. Na primer, zahtevati morate, da se povratne informacije začnejo z izjavami, kot je „osnutek zahteva manjše spremembe“ ali „osnutek je nesprejemljiv in potreben sledite tem uvodnim izjavam s specifičnimi spremembami ali priporočili za revizijo.
Faza testiranja
Izvajati politiko in s tem povezane postopke z omejenim občinstvom in določenim časom. Najpogosteje občinstvo je oddelek ali uporabniki, ki so najbolj neposredno prizadeti. Časovni okvir mora biti dovolj dolg, da se oceni učinek na vsakodnevne operacije in morebitne posledice. Naročite menedžerjem in prizadetim zaposlenim, da zagotovijo povratne informacije o tem, ali je resolucija učinkovita, ali so lahko spremembe učinkovitejše, učinkovitejše ali bolj usklajene z direktivo o skladnosti.
Ratificirati in izvajati
Ratifikacija je zadnji korak pri odobritvi politik in postopkov. Za majhno podjetje z ravno organizacijsko strukturo in le malo tistih, ki sprejemajo odločitve, je to lahko tako enostavno, kot je lastnik podjetja podpisal in naročil človeške vire, da resolucijo vstavijo v priročnik za zaposlene. Pri srednje velikih ali velikih podjetjih ratifikacija najpogosteje vključuje končni pregled in razpravo, ki ji sledi glasovanje o resoluciji. Ko so politike in postopki odobreni, se preidejo v fazo izvajanja.
