Ključ za pisanje močnih postopkov in politik je, da so dokumenti dovolj togi, da dokumentirajo pravila organizacije, vendar dovolj prilagodljivi, da jih lahko enostavno sledite, večinoma brez odstopanj, kot morate dokumentirati vsako malo odmaknjeno od načrtovane poti. V mnogih organizacijah lahko slišite postopke in politike, imenovane SOP, ali Standardne operativne postopke. Ti dokumenti tvorijo hrbtenico za organizacijo, zato bo njihovo pisanje dobro pomagalo ohranjati poslovanje na poti in zagotoviti, da bodo vsi zaposleni na enak način izvajali standardne postopke. Če delate v regulirani industriji, kot so farmacevtske ali biotehnološke družbe, so močni SOP-ji absolutno ključni za uspeh vašega podjetja, saj uprava za prehrano in zdravila obravnava te dokumente najprej pri vsaki reviziji.
Pripravite osnutek vseh postopkov in politik, ki jih vaša organizacija potrebuje. Ustvarjanje kratkega opisa postopkov in pravilnikov vam bo pomagalo pri organizaciji pisanja. Združevanje politik in postopkov po oddelkih vam lahko pomaga organizirati svoje misli. Na začetku organizirajte osnutek z najpomembnejšimi dokumenti, tako da lahko pripravite osnutke SOP. Konec koncev, morate začeti nekje in začeti z najpomembnejšimi pomeni, da vsaj to bo storjeno. Morda boste morali ponovno pregledati te prve dokumente, potem ko ste podprli SOPS. Nujno je, da SOPS ne nasprotujejo.
Razdelite posamezne postopke in politike na posamezne naloge, ki so vključene v izpolnjevanje vsakega dokumenta. V svojem orisu dodajte pod-naloge za vsak dokument, tako da bodo koraki jasni, logični in urejeni. Na ta način dokumenti skoraj sami pišejo. Prepričajte se, da dodate le v najširših korakih. Če napišete SOPS preveč podrobno, obstaja prevelika možnost odstopanja. Ni dobra stvar.
Intervjuirajte osebje, ki opravlja naloge. Ne spreglejte dragocenega prispevka zaposlenih, ki trenutno opravljajo naloge. SOP morajo dokumentirati, kako se stvari delajo, in to so ljudje, ki vedo. Zato prosite delavce in ne menedžerje, da naredijo nekaj priprave osnutkov dokumentov. Tehnični pisatelj jih lahko vedno okrepi.
Izpolnite svoj osnutek s podrobnejšimi postopki za svoje osebje. To je najboljša praksa, da ostane preprosta, ko pišete politike in postopke. Prav tako je splošno priznana praksa, da se piše na ravni petih U.S. - to pomeni, da bi moral biti peti učenec sposoben brati in razumeti vsako besedo.
Odločite se, kdo bo podpisal postopke in politike. Odjava mora vsebovati imena na visoki ravni, tako da se šefi zavedajo, kako se stvari dogajajo. Nekatere organizacije vodijo vsako politiko in postopek prek oddelka za človeške vire ali njihove pravne podružnice, da zagotovijo, da se zakoni ne kršijo.
Pokličite pregledni sestanek, da bi zbrali vse podpisnike v enem prostoru in razpravljali o politiki. Če je to sploh mogoče, naj se vse stranke v eni sobi skupaj pogovorijo o eni politiki, zato bo dokument napredoval hitreje kot prenašanje in prosi za pripombe. Če res želite pospešiti stvari, si zastavite cilj, da se SOP ob koncu srečanja odjavi.
Podpišite, datum, različice in nadzirajte zaključene postopke in politike. Razmislite o tem, da vsakemu zaposlenemu dodate priročnik za zaposlene, ki ga lahko po potrebi posodobite s popravljenimi dokumenti. Pravzaprav ustvarite politiko in postopek za ravnanje z zvezki, vključno z rednim preverjanjem priročnikov za zaposlene, da bi zagotovili, da je vse osebje posodobljeno.
Pregledate obstoječe odobrene SOP po urniku. Vsak SOP bi bilo treba pregledati letno ali vsaj dvakrat letno, da bi se prepričali, da se prakse in politike niso spremenile. Poskrbite, da boste dobili sveže podpise in datume, tako da bo, če boste revidirani, na voljo jasna sled vrnjenih papirjev.
Nasveti
-
Mala podjetja pogosto ne upoštevajo standardnih postopkov, vendar so bistveni pri zagotavljanju zdravja podjetja.
