Podjetja, posamezni izvajalci in neprofitne organizacije gradijo politične izjave, da izrazijo smernice, ki urejajo izvajanje in sodelovanje pri njihovih storitvah. Te politike vzpostavljajo protokole in nastavijo parametre, ki jih morajo spoštovati vsi, ki sklenejo pogodbo ali obiščejo lokacijo. Oblikovanje teh politik se začne z vhodnimi podatki vseh organizacijskih enot, poleg vzpostavitve neposredne povezave s cilji podjetja. Za pisatelje politik raziskave, priprave in odločitve glede formatov in distribucije prevladujejo v večini procesa pisanja protokolov.
Pripravite se na pisanje. Zberite gradivo za beleženje, zagotovite določen računalnik ali urejevalnik besedil in izberite prostor za vodenje večine pisanja. Poleg tega izberite primarni jezik pravilnika ali protokola, pri čemer upoštevajte slog besedila in vrste pisav za dokument pravilnika.
Izvedite sestanek s ključnim osebjem za prispevek k oblikovanju nove politike ali dokumenta. Parametri politike fizičnega varovanja na primer zahtevajo, da predstavnik za človeške vire in varnostno osebje predstavijo svoje poglede na zahteve politike. Vzemite zapisnike sestankov za uporabo pri ustvarjanju pravilnikov ali protokolov iz zbranih informacij.
Ocenite podjetje ali službo. Uporabite jezik in uporabo poslanstva podjetja kot vodilo za splošni ton politike ali protokola. Na primer, ponavljanje skrbnih ukrepov načrtovanja in poročanja ima velik pomen za oblikovalce politik v skupnosti za industrijsko varnost.
Raziščite občinstvo. Preštejte število strank, izvajalcev ali zaposlenih, ki predstavljajo glavno občinstvo za dokument politike. Določite delovno ali poslovno lokacijo teh posameznikov, da določite lokacijske in distribucijske zahteve. Poleg tega preglejte opise zaposlitev in pogodbe za morebitno vključitev v dokument politike.
Preglejte fizično postavitev delovnega mesta ali poslovnega prostora. Dokumentirajte dimenzije, obstoječe prometne poti in namenska področja, kot so sanitarije in saloni zaposlenih, za uporabo pri ustvarjanju okoljskega in varnostnega dela protokola. Obrnite se na zunanje agencije, kot je lokalna gasilska služba ali organizacija za varnost pri delu, da določite zahteve, kot so omejitve največje zmogljivosti in obvezne naprave za požarno varnost.
Preglejte obstoječe dokumente podjetja. Zberite vsa obstoječa pisma politike podjetja, predhodne priročnike o protokolu in dokumente, povezane s storitvami, za uporabo pri izdelavi novega dokumenta o pravilih in postopkih. Ugotovite zastarele informacije in po potrebi posodobite bistvene podatke. Za obrazce, ki zahtevajo uradno podpisovanje, poiščite prvotnega podpisnika ali ustrezno nadomestno ali nadomestno osebo. Ustrezno odstranite zastarele podatke, ki morda še vedno vsebujejo občutljive podatke.
Varnost in uporaba raziskovalnih izdelkov. Distributerji, trgovci na drobno ali proizvajalci morajo raziskati ustrezne ukrepe za uporabo in varnost prodanega ali izdelanega izdelka. Te informacije dodajte v postopkovni del priročnikov za storitvene politike, pri tem pa predstavite varnostne podatke in podatke za nujne primere. Dodajte podatke o varnem ravnanju in odstranjevanju za predmete, ki obstajajo kot nevarni materiali ali jih vsebujejo.
Ustvarite več formatov. Knjige in elektronske različice pravilnika ali protokola zagotavljajo udobje za občinstvo dokumenta. Elektronski dokumenti politike omogočajo bralcem, da preprosto pregledajo pravilnik iz več lokacij. Poleg tega knjiga ali tiskana oblika zagotavlja fizično različico za hiter pregled, kadar je to potrebno.
