Spomini so jedrnate, specifične oblike komunikacije, ki se uporabljajo na univerzah, odvetniških pisarnah in najpogosteje v različnih vrstah korporacij. Uspešen dopis prejme ključne zamisli na učinkovit in urejen način z minimalnim besedilom. To ne pomeni, da se beležka ne more sklicevati na raziskave ali uporabo referenc. Namesto tega ne zahteva toliko razlagalnega materiala, kot je na primer esej. Bistvo beležke je posredovanje informacij brez veliko časa za branje obširne kopije.
Postavke, ki jih boste potrebovali
-
Računalnik
-
Tiskalnik
-
Vsi potrebni raziskovalni ali referenčni materiali za navajanje
Pisanje ciljno usmerjenega zapisa
Kot naslov dokumenta vnesite »MEMORANDUM«. Nato vnesite štiri vrstice, ki bodo izpolnile pomembne, specifične informacije: »Datum«, »V«, »Od« in »Zadeva. Na primer, učinkovita vrstica za predmet bi lahko bila »Kako napisati ciljno usmerjeno sporočilo«.
Napišite uvod. Predstavitev v enem odstavku naj bi v nekaj stavkih pojasnila, kaj bo zapisnik. Predstaviti naj bi cilj beležke in bralcem povedal, kaj naj pričakujejo. Razmislite o tem kot o komunikaciji iz oči v oči in pišite jasno, razložite, kaj lahko bralci pričakujejo v naslednjih odstavkih.
Napišite telo beležke. Organ lahko vsebuje reference in raziskave, vendar mora vključevati tudi interpretacijo predstavljenih informacij. Idealna dolžina je od pet do šest odstavkov. Informacije bi morale biti predstavljene z glagoli o delovanju, jasnimi samostalniki in prislovi in brez tujih besed. Uporabite močne prehodne besede in jasna, močna ločila, kot so podpičji, dvopičja in pomišljaji. Oznake in podpoglavja so sprejemljiva, da pomagajo pri organizaciji informacij in bralcu olajšajo in pospešijo absorpcijo. Uporabite močne tematske stavke, podprte z več informacijskimi stavki, v vsakem odstavku.
Napišite zaključek za dopis. Sklep navaja, da je ciljno usmerjen memorandum v spodnji točki jasen. O čem je beležka? Kaj je smisel dopisa? »Ta zapisnik govori o tem, kako napisati ciljno usmerjen memorandum«, kar bi bil primer tematskega stavka za zaključek. Sklep ni zgolj povzetek, ampak vključuje tudi trdne zamisli in stališča, ki temeljijo na informacijah v telesu, zaradi česar je memorandum še učinkovitejši.
Če so na voljo dodatni materiali, ki podpirajo beležko, kot so grafikoni, preglednice ali drugi podatki, vnesite »Priponke« na dno beležke. Če se uporabljajo sklicevanja, je treba kot prilogo vključiti standardni bibliografski seznam, s katerim se bralci lahko prepričajo, da se sami sklicujejo.
Nasveti
-
Uporabite eleganten, jasen jezik, ki temelji na osnovnih stilskih tehnikah pisanja.
