Obrazec W-2 je pomemben davčni dokument za zaposlene. W-2 beležijo plače delavcev in druga nadomestila, odbitke od davka na izplačane plače in druge informacije o zadržanju, ki jih je treba poročati o davčnih napovedih. Notranja davčna služba pravi, da morajo zaposleni prejeti W-2 obrazce najkasneje do 31. januarja, tako da imajo dovolj časa za pripravo davčnih napovedi.
Rok za distribucijo W-2
Rok za delodajalce, da razdelijo obrazce W-2, je 31. januar - čeprav tudi IRS pravi, da bi jih morali zaposleni prejeti do tega datuma. IRS lahko delodajalcem naloži globe za vsak pozni W-2, z zneskom, ki je odvisen od tega, kako so razdeljeni W-2, velikosti podjetja in ali je kršitev namerna ali nenamerna. Delodajalec lahko zaprosi za podaljšanje s pisanjem pisma IRS, v kateri pojasni, zakaj ne more razdeliti W-2 do roka. Zahteve za podaljšanje morajo biti poslane v podružnico IRS Information Returns Branch v Kearneysville, WV. Pismo je treba označiti s koordinatorjem za podaljšanje časa. Zahtevek za podaljšanje je treba poslati do 31. januarja.
Elektronska distribucija W-2
Običajno se obrazci W-2 pošiljajo po pošti. Delodajalci jih lahko pošiljajo tudi elektronsko, pod pogojem, da uslužbenec to odobri in dobi W-2 do konca januarja. Zaposleni morajo biti seznanjeni z zahtevami strojne in programske opreme za sprejemanje obrazcev W-2 elektronsko. Poleg tega morajo delodajalci zaposlene obvestiti, kako preklicati soglasje, če to želijo. Zaposleni, ki se ne odločijo prejemati elektronskih W-2, še naprej dobivajo papirne obrazce.
