Revizija je uradni postopek, ki ga revizor opravi, da bi ugotovil, kako podjetje deluje in kako se lahko izboljša. Obstajajo različne vrste revizij, kot so uspešnost in financiranje, vendar vsi sledijo istemu osnovnemu postopku. Postopek je običajno razdeljen na štiri glavne dele, vključno z začetnim načrtovanjem, terenskim delom, poročanjem in spremljanjem z zaprtjem.
Sestavite in pošljite predhodno obvestilo stranki ali službi, ki je bila revidirana. Podrobno, kdaj bo opravljena revizija, kako dolgo pričakujete, da bo sprejeta revizijska služba, če uradnik niste vi, in kontrolni seznam vrste podatkov, ki jih boste iskali in potrebovali med revizijo.
Načrtujte sestanek z vodji podjetja ali oddelka. Določite cilje in obseg revizije z vodji in ugotovite, kateri viri so na voljo. Dobite tudi poglobljene informacije o procesih podjetja ali oddelka. Dovolite direktorjem, da izrazijo kakršne koli pomisleke glede revizije ali postavijo vprašanja.
Izvedite osnovno raziskavo podjetja ali oddelka. Namen ankete je dopolniti tisto, kar ste se naučili na sestanku vodje, in vam pomagati bolje razumeti cilje podjetja, operacije in trenutne mehanizme nadzora, kot so postopki odobritve.Na tej stopnji so lahko koristni različni podatki, kot so priročnik podjetja in izjave delavcev.
Oblikovanje osnovnega načrta terenskega dela, ki temelji na informacijah, pridobljenih na sestanku in anketi. Načrt terenskega dela opisuje, kako dobite preostale podatke, ki jih boste uporabili. Lahko se razlikuje glede na elemente, kot je moč kontrol družbe.
Pogovarjajte se s člani osebja, da boste zbrali dokumente, ki se razlikujejo glede na vrsto revizije, ki jo izvajate, in pridobite njihovo dojemanje, kaj se dogaja v podjetju. Vprašajte, kaj mislijo, da je podjetje dobro in kaj bi bilo mogoče izboljšati in zakaj.
Preglejte dokumente, ki ste jih zbrali od zaposlenih. Preverite napake pri vnosu ali nasprotujoče si informacije. Preverite z osebjem, da vidite, ali imajo ustrezno razlago za napake ali spore.
Preverite, ali so dokumentacija in postopki v skladu s politiko podjetja in drugimi lokalnimi, državnimi ali zveznimi predpisi.
Preizkusite kontrole, ki jih ima podjetje ali oddelek. Preizkušanje pomeni samo, da pogledate dokumentacijo za določene transakcije - običajno nekje v soseščini od 24 do 36 - natančneje. Več napak ali neskladij v dokumentaciji in intervjujih je pomembnejše. Če dokumentacija na začetku pokaže, da kontrole delujejo dobro, vam v tem koraku morda ne bo treba storiti veliko. Revizije, ki ne testirajo kontrol, naj bi sledile vsebinskemu pristopu.
Formulirajte nekaj začetnih mnenj o podjetju ali oddelku in kako deluje ali bi se lahko izboljšali. Podajte povratne informacije podjetjem ali vodjem oddelkov in jih prosite za pisni odgovor na vaša priporočila in začetne ugotovitve. Odgovor mora pojasniti, kako nameravajo upravljavci odpraviti težave, ki ste jih izolirali.
Ustvarite grob osnutek revizijskega poročila. Poročilo mora vsebovati osnovne informacije in opisati obseg revizije. Prav tako mora pokazati, kaj ste našli in kakšna so bila vaša priporočila na podlagi teh ugotovitev, pa tudi kopije ali izvlečke iz odgovorov vodij.
Spoznajte se z vodji še enkrat in se pogovorite o svojem grobem poročilu. Posredujte jim kopije in odgovorite na vsa vprašanja, ki jih imajo upravljavci. Namen tega srečanja je zagotoviti, da upravljavci razumejo vse, kar ste storili, in kaj morajo storiti, da bi se izboljšali.
Prilagodite in uredite svoje poročilo, da ustvarite končni osnutek. Končni osnutek mora vključevati rezultate revizijskega pregleda. Končni osnutek razdelite upravljavcem.
V šestih do dvanajstih mesecih nadaljujte z oddelkom ali podjetjem, da ugotovite, ali je podjetje ali oddelek naredilo spremembe za odpravo težav, ugotovljenih med revizijo.
Napišite pisno pismo upraviteljem, v katerem navedete, kaj ste se naučili med nadaljnjim spremljanjem, in vsa dodatna dela, ki bodo potrebna. Če je podjetje ali oddelek izpolnilo pričakovanja, navedite to v pismu in navedite, da ste izpolnili revizijske cilje, ki jih zaključujete revizijo.
Nasveti
-
Bodite pripravljeni na nekaj napetosti med revizijskim postopkom. Ljudje so pogosto nervozni zaradi napak, ki jih lahko najdete, tudi če so napake nedolžne, ker lahko preveč napak pomeni, da so njihova delovna mesta na progi. Prepričajte jih, da je vaša naloga preprosto raziskati, ne dajati nagrad ali kazni. Vedno pojasnite, zakaj zahtevate posebne podatke, da bodo delavci razumeli vaše utemeljitve.
