Oddelek za nabavo v večini organizacij je kritičen, ker predstavlja velik odstotek celotne porabe za celotno organizacijo in ker organizacijo oskrbuje z blagom in storitvami, ki jih potrebuje za delovanje. Stroški neučinkovitosti in / ali pomanjkljivi procesi so lahko zelo visoki, saj bodo vplivali na celotno organizacijo. Tudi nabavna funkcija je lahko še posebej izpostavljena goljufijam, saj vključuje izplačila gotovine. Operativne revizije nabavnega oddelka lahko pomagajo odpraviti odpadke, neučinkovitost in goljufije, kar doda vrednost organizaciji.
Sprejeti pristop k oceni tveganja za funkcije nabavnega oddelka, namesto da bi poskušali vsako leto pregledati vse funkcije. Opredelite funkcije oddelka nabave in ocenite tveganja, povezana z njimi. Uporaba ocene tveganja je ključnega pomena, saj omejuje vire notranje revizije na področjih, kjer so najbolj potrebna.
Ocenite strukturo notranjega kontroliranja v oddelku nabave. Za ocenjevanje uporabite integriran okvir COSO. Ta model bo pomagal uvrstiti kontrole v perspektivo in pomagal povezati posebne kontrole s specifičnimi poslovnimi dejavnostmi.
Opravite preizkuse kontrol, ki so povezane z revizijskimi poslovnimi dejavnostmi z visokim tveganjem.Pridobite ali pripravite karte procesov kontrolnih elementov, ki se preizkušajo, in izvedite prehod vsakega od teh kontrol, da preverite, kako delujejo. Izberite vzorec podatkov za poslovne dejavnosti, ki se pregledujejo, in preverite skladnost s povezanimi kontrolami.
Analizirajte rezultate kontrolnega testiranja, da ugotovite morebitne pomanjkljivosti ali napake pri nadzoru. Vodstvo mora biti seznanjeno s tovrstnimi situacijami, zato se lahko čim prej sprejmejo korektivni ukrepi.
Opravite vsebinske preskuse podrobnih podatkov za poslovne dejavnosti, ki so predmet revizije. Ti testi morajo vključevati analitične postopke in preskušanje izvorne dokumentacije. Ker oddelki za nabavo sprožajo prevare z denarnimi izplačili, je zelo zaskrbljujoče, zato morajo revizorji iskati kazalnike in / ali nepravilnosti v podatkih kot del analitičnih postopkov.
Izvedite izhodno konferenco z vodji oddelka nabave. Navedite seznam ugotovitev in vprašanj, ki jih je treba rešiti, in priporočila za njihovo reševanje. Če je ugotovljena goljufija, jo je treba sporočiti višjemu vodstvu zunaj nabavne službe. Upravljavcem nabavnih oddelkov omogočite, da predstavijo dodatne informacije in / ali dokaze, ki bi lahko spremenili rezultate revizije, in pripravili načrt popravnih ukrepov za reševanje preostalih ugotovitev in vprašanj v zvezi z revizijo.
Revizijsko poročilo napišite na ustrezno raven uprave in / ali upravni odbor. V poročilo vključite načrt korekcijskih ukrepov od vodij oddelkov nabave.
