Zagon ali vodenje podjetja je razburljiva pustolovščina, ki prinaša vrsto nalog, kot je spremljanje finančnega zdravja vaše organizacije. Obstaja več kot en pristop k finančnemu upravljanju, zato je izbira prave osnove računovodstva za vašo organizacijo ključnega pomena za pridobitev natančne slike o finančnih trendih in načrtovanje vašega podjetja. Način obračunavanja, na katerega se odločite, lahko vpliva tudi, če so vaša sredstva tekoča. Ali uporabljate računovodjo ali sami spremljate prihodke in odhodke, izberite samo eno metodo obračunavanja in jo držite za doslednost in natančnost.
Osnove računovodstva
Dve vrsti računovodstva, ki jih uporablja večina podjetij, sta metoda nastanka poslovnega dogodka in denarna osnova. Nekatera podjetja uporabljajo modificirano denarno metodo, ki združuje načela tako na podlagi nastanka poslovnega dogodka kot na podlagi denarnih metod.
Medtem ko vsaka metoda računovodstva zajema sredstva, obveznosti in lastniški kapital, se razlikujejo glede na to, kdaj se vsako od njih evidentira, kar vpliva na finančni posnetek poslovanja na kateri koli točki.
Tri osnovne komponente osnovne računovodske formule (ki morajo biti ves čas uravnotežene) so naslednje: t
- Sredstva: Sredstva se nanašajo na opredmetena in neopredmetena sredstva podjetja, kot so denar, zemljišče, zaloge, zgradbe, terjatve, naložbe in druge finančno izvedljive postavke. Sredstva enaka obveznostim in kapitalom.
- Obveznosti: Obveznosti se nanašajo na finančne obveznosti podjetja, da plačajo svojim upnikom za obveznosti do dobaviteljev, obračunane plače in posojila.
- Pravičnost: Lastniški kapital ali kapital delničarjev se nanaša na razpoložljivi dobiček. Lastnost plus obveznosti enaka sredstva.
Metoda obračunskega obračunavanja
Načelo nastanka poslovnega dogodka poroča o prihodkih v izkazu poslovnega izida, ko se zaslužijo, in poveže s tem povezane stroške, ko nastanejo stroški, in ne takrat, ko so računi plačani. Računovodstvo na podlagi nastanka poslovnih dogodkov je rezultat izkaza poslovnega izida, ki zagotavlja natančno predstavitev dobičkonosnosti vašega podjetja za določeno obdobje. Če na primer prodajni zastopnik 15. decembra naredi veliko prodajo, vendar ne pričakuje plačila do 15. januarja naslednjega koledarskega leta, metoda obračunavanja zabeleži prodajo kot prihodek v decembru.
Podobno, če velik projekt zahteva naročanje materialov v tem mesecu, obračunska metoda evidentira račun kot odhodek in ne čaka, dokler ga ne plačajo. Ta metoda pomaga slediti denarju, ki ga morate rezervirati za plačilo računa. Prav tako pomaga pri izogibanju napakam, ko ste po nesreči kupili nekaj z denarjem, ki je že določen za drug namen.
Če nastanejo stroški, ki nastanejo zaradi prihodkov, kot so dobave, potrebne za namestitev pohištva, so ti stroški usklajeni in evidentirani s prihodki namesto ločeno, kar daje razumno natančno sliko kapitala, ki bo na voljo po zaključku projekta. To je priročno, ker preprečuje, da bi se tako sredstva kot obveznosti povečala, kar se lahko zgodi, če se evidentirajo ločeno. Prav tako omogoča preprosto in hitro sledenje profitnih marž, saj se prihodki in odhodki za isti projekt spremljajo skupaj.
Medtem ko je ohranjanje široke in dolgoročne perspektive o financah koristno pri poslovnem računovodstvu, metoda obračunavanja ni brez pomanjkljivosti. Računovodstvo na podlagi nastanka poslovnih dogodkov zahteva večjo oceno in ugibanje kot denarno računovodstvo, ki obravnava le prihodke in odhodke, ko se pojavijo. Na primer, mogoče je prešteti dohodek, preden je dejansko na vašem bančnem računu, in ga nato porabiti, tako da pošlje nov posel v rdeč ali celo stečaj.
Metoda nastanka poslovnega dogodka prav tako zahteva več časa in ga najbolje nadzoruje strokovni računovodja, ki pozna natančne načine uporabe obračunskega načina obračunavanja. Eno lepljivo področje računovodstva, ki je najbolje prepustiti strokovnjakom, ocenjuje slab dolg ali dohodek, ki verjetno ne bo prišel skozi. Medtem ko je vaše podjetje verjetno večinoma zanesljive stranke, ki plačujejo svoje račune takoj, bodo tisti, ki plačujejo svoje račune pozno ali sploh ne. Računovodski strokovnjak ve, kako oceniti te izgube, da bi imel relativno natančno sliko o finančnem stanju vašega podjetja.
Računovodstvo na osnovi gotovine
Denarna osnova računovodskih evidenc beleži prihodke, ko je denar prejet, in izdatki, ko so plačani. Na primer, zamislite si, da vaše podjetje kupi 75 enot vodov za prihajajoči gradbeni projekt, vendar račun ne prispe do meseca po prejemu blaga. Vaš bančni račun je nekoliko majhen, zato počakate še en teden, da plačate račun, ko ga prejmete. Stroškov ne beležite do takrat, čeprav je vaše podjetje morda že postavilo vod v gradbeni projekt. Za majhna podjetja, se lahko počutijo kot olajšanje, da ni treba beležiti odhodkov, dokler se ne plača, vendar pa lahko povzroči tudi, da slučajno presežete svoj proračun in na koncu ne boste mogli plačati denarja, ki ga dolgujete upniku takoj.
Enaka načela veljajo za prihodke. Na primer, podpišete pogodbo z novo stranko, ki se strinja, da bo vaše podjetje plačalo več tisoč dolarjev po zaključku velikega projekta, ki bo trajal nekaj mesecev. Medtem mora vaše podjetje kupiti materiale in dokončati delo, kar je strošek. Z uporabo računovodstva na podlagi gotovine imate na voljo samo sredstva, ki so trenutno na vašem bančnem računu, ki so na voljo za nakup blaga. Medtem ko ne boste po naključju prišli v rdečo barvo z banko, boste imeli napihnjeno sliko stroškov zdaj in napihnjeno sliko vaših prihodkov v dveh mesecih, ko je projekt končan. Zaradi tega je vsak zapis o gotovini, ki je na voljo za vaše podjetje, netočen in nezanesljiv.
Medtem ko denarno knjigovodska metoda ni tako natančna, kot je nastala na podlagi nastanka poslovnega dogodka na dolgi razdalji, je ena od prednosti ta, da ne zahteva toliko prostora za pomikanje kot za obračunsko načelo. Oceno, ki jo zahteva načelo nastanka poslovnega dogodka, najbolj varno uporablja podjetje, ki je donosno, z zadostnim finančnim vzvodom za kritje stroškov pred prejemom dohodka. Vaše podjetje se lahko začne z denarno metodo obračunavanja, nato pa se s pomočjo strokovnega računovodje premakne na načelo nastanka poslovnega dogodka, ko se vaš kapital poveča.
Spremenjena računovodska osnova za gotovino
Spremenjena osnova za obračunavanje na podlagi gotovine združuje prednosti računovodstva na podlagi nastanka poslovnega dogodka in denarne osnove. Pri tej metodi se dohodek dokumentira tako, kot se zasluži, z metodo nastanka poslovnega dogodka. Hkrati se odhodki dokumentirajo, ko so plačani, kot v denarni metodi obračunavanja. Čeprav spremenjena denarna metoda ne upošteva splošno sprejetih računovodskih načel ali GAAP, nekateri lastniki podjetij menijo, da združuje najboljše od obeh glavnih metod računovodstva.
Na primer, če pogodbo za gradnjo hiše v oktobru, ki bo končana v januarju, prihodki so zabeleženi v oktobru. Gradbeni materiali, ki so bili kupljeni do zaključka projekta, se beležijo postopoma v celotnem projektu.Na ta način vaše podjetje ohranja natančno evidenco prihodkov in prodaje, obenem pa je prožna, da med procesom gradnje čim bolj ohranja tekočine sredstev. Posledično je modificirana osnova za računovodstvo na podlagi gotovine lahko koristna za nekatera mala podjetja, ki imajo velike projekte, ne da bi se srečal z velikim bančnim računom.
Najpomembnejša pomanjkljivost modificiranega računovodskega načrta je, ko zunanji agent ali revizor pregleda finančne zapise vašega podjetja. Ker ta metoda ni v skladu z GAAP, se boste morali vrniti nazaj in pretvoriti vse svoje zapise v metodo denarnega toka ali obračunsko metodo na podlagi nastanka poslovnega dogodka. To presežno delo bi dolgoročno stalo vašo organizacijo do časa in denarja.
