Pismo o nepredvidljivih dogodkih vključuje načrte in postopke, ki jih bo sledil poslovni oddelek, če se bo nekaj zgodilo, ki bi lahko pozitivno ali negativno vplivalo na poslovanje podjetja. V pismu je pojasnjeno, kako se odzvati na požar ali izgubo podatkov - ali na nepričakovano srečo, kot je veliko naročilo. Čeprav celovit načrt za nepredvidene dogodke za celotno podjetje lahko obsega številne oddelke, je pismo o nepredvidljivih dogodkih osredotočeno na težave, s katerimi se lahko srečuje posamezen oddelek, in opisuje načrt za reševanje teh težav.
Procesi in naloge
Vsak nadzornik oddelka mora pripraviti pismo o nepredvidenih dogodkih, ki podrobno opisuje poslovne procese, ki jih obravnava, in naloge, ki jih nadzoruje. To pismo mora vsebovati vse, kar dela oddelek, vsaka oseba, s katero komunicira, kakšne rezultate zagotavlja in kdaj predstavlja rezultate. Na primer, potrdilo o nepredvidenih dogodkih za računovodsko službo mora pokazati, kako računovodska služba komunicira s prodajnim oddelkom, da beleži terjatve in načine komuniciranja z oddelkom za nabavo, da bi spremljala obveznosti do dobaviteljev, kakor tudi, kako oddelek mesečno poroča o prihodkih in četrtletno vrnitev davkov.
Točke odpovedi
Pismo o nepredvidljivih dogodkih mora vključevati točke neuspeha v vsakem postopku. To so dogodki, ki lahko motijo dokončanje procesa ali naloge. Točke napak se lahko gibljejo od naravnih nesreč do katastrofalnih izgub podatkov do preprostih nesporazumov med sodelavci. Pismo o nepredvidljivih dogodkih, ki opisuje neuspeh računovodskega oddelka, lahko vključuje opustitev tedenskih prodajnih računov ali nesrečo trdega diska, ki izbriše pomembne računovodske izkaze.
Verjetnost in vpliv
Naslednji del pisma o izrednih dogodkih podrobno navaja verjetnost, da bi se lahko pojavile točke neuspeha in vpliv, ki bi ga imele takšne pomanjkljivosti na delovanje. V pismu je mogoče razbrati, kako imajo nekatere točke zlomov veliko verjetnost, vendar predstavljajo minimalno grožnjo, medtem ko so druge točke odpovedi zelo malo verjetne, vendar prinašajo uničujoče posledice. Pismo o nepredvidenih dogodkih za avtomatiziran sistem vodenja evidenc računovodskega oddelka lahko pokaže nizko verjetnost, da ne bo posodobil evidenc podjetja, vendar pa lahko pismo pokaže tudi, kako lahko napaka v tem sistemu resno vpliva na delovanje oddelka.
Akcijski načrt
Pismo o nepredvidenih dogodkih bo vsebovalo akcijski načrt, ki opisuje korake, ki jih bo oddelek sprejel, če pride do točke neuspeha, tako da lahko oddelek zaobide točko neuspeha, medtem ko opravi potrebno nalogo. Medtem ko ukrepi, opisani v pismu o nepredvidenih dogodkih, morda niso najučinkovitejši ali najprimernejši načini za dokončanje naloge, opravijo delo. Akcijski načrt v pismu o nepredvidenih dogodkih v računovodskem oddelku lahko vključuje korake za uporabo knjig iz papirja in kalkulatorja v primeru izgube podatkov iz trdega diska.
