Prenašanje slabih novic ni enostavno, še posebej, če sovražite razočarane ljudi. Vendar pa boste morda morali v nekem trenutku svoje kariere napisati zavrnilno pismo, da boste prosilca obvestili, da je njegova uvertura v delo neuspešna. S pravim pristopom lahko napišete pismo, ki prinaša slabe novice, vendar ostaja vljudno.
Začnite pismo, ki se zahvaljuje prosilcu za njegov čas. Pismo naj začne z besedo »Dragi gospod ali gospa…« in nadaljujte s zahvalo v imenu organizacije.
Navedite zavrnitev na jasen način, da prejemnik ne bo zmeden. Ne uporabljajte pozitivnih besed za začetek negativnega stavka. Na primer, "Bili smo zelo navdušeni nad vašim življenjepisom, vendar vas obžalujemo, da vas obvestimo, da niste kvalificirani za to delovno mesto." Bodite jasni in jedrnati, tako da prejemnik natančno ve, kaj mislite. Ne naredi pisma dlje, kot mora biti; prekinil slabe novice čim prej, medtem ko je ostal vljuden.
Pojasnite razloge za odločitev. Morda je bilo delo že izpolnjeno ali pa je prišlo do napake v dokumentih vloge. Če je razlog za zavrnitev pomemben, če želite pomagati vlagatelju, da izboljša svoje možnosti za uspeh v prihodnosti, ali če želite izpostaviti preprosto odpravljeno napako. Vendar pa nekatera podjetja ali posamezniki ponujajo retorični razlog; to je možnost, da se izognemo povedanju resnice. Na primer, če je oseba zamudila intervju ali se zdi, da ima slabo higieno, bi morali uporabiti retoriko, namesto da bi razložili pravi razlog.
Zapri pismo z vljudno stavko in zapisom dobre volje. Na primer: "Cenimo vaš čas in prizadevanja v celotnem procesu razgovora." V bodoče želijo prosilcu najboljše in spodbudite drugo poskus. Ne končajte dolgega časa in se izogibajte tveganju, da se vam zdi neiskren.
Nasveti
-
Prepričajte se, da ste poslali pismo o zavrnitvi pravočasno. Osebe, ki visi za končno odločitev, ne pustite.
