Ne zanašajte se na telefonske klice, da bi dobili rezultate, ki jih potrebujete. Ko govorite po telefonu s službo za stranke, zavarovalnicami, podjetji ali komur koli o pomembni temi, morate slediti potrditvenemu pismu, da ustvarite pisni zapis za prihodnjo uporabo.
Postavke, ki jih boste potrebovali
-
urejevalnik besedil
-
papirja
-
ovojnico
-
žig
Potrditveno pismo je način za pisni zapis telefonskega pogovora, ki ga lahko kasneje uporabite za dokazovanje razprave. Potrditveno pismo izpolni tri stvari: 1) pomaga strankam slediti odgovornosti; 2) pove naslovniku, da pogovor ne bo pozabljen; in 3) se lahko uporabijo kot dokaz v sodnih postopkih za dokazovanje vaše različice dogodkov.
Načrtujte svoje pismo pred telefonskim pogovorom, tako da naredite kontrolni seznam stvari, o katerih se boste pogovorili. Za vsako točko razprave določite, kdo je odgovoren in kdaj bo predmet izpolnjen. Če obstajajo morebitni nepredvideni dogodki, jih prepišite.
Po telefonskem pogovoru začnite pisati pismo. Vključite datum, naslovnika in zadevo. Pišite pismo jasno in jedrnato. Pismo mora biti dejansko in natančno. Pustite komentar, špekulacije in čustva. Praviloma ne uporabljajte klicajev. Ne poskušajte prestrašiti ali ustrahovati. Ne pozabite, da lahko pismo preberete sodniku ali žiriji, in ne želite, da bi naleteli na neprijetne ali nerazumne.
Začnite pismo z "To pismo potrjuje naš telefonski pogovor datum glede ___"Potem natančno opišite, o čem se je razpravljalo, in navedite, kdo je kaj povedal. Poskrbite, da boste vključili vse pomembne informacije, vključno s tem, kdo je odgovoren za postavko ukrepa, kdaj ga je treba dokončati, in morebitne nepredvidene dogodke. me pisno obvestite v najkrajšem možnem času, če je vse, kar je opisano zgoraj, netočno. «Potem podpišite pismo.
Poskrbite, da boste kopijo podpisanega pisma shranili in ga shranili. Če je vsebina pisma kritična in če imate razlog za domnevo, da naslovnik lahko zavrne prejem pisma, ga pošljete prek potrjene pošte. Če imate e-poštni naslov naslovnika, je e-pošta v redu.
