Več situacij vas lahko pozove, da napišete potrditveno pismo, kot je preverjanje zaposlitvene zaposlitve ali študentovega zaključka tečaja. Certifikacijska pisma so v bistvu pisma potrdil, v idealnem primeru morajo biti neposredna in jedrnata. Če morate izdati potrditveno pismo za kakršen koli namen, uporabite standardno poslovno pismo in bodite čim bolj natančni. Ker se ta vrsta pisma lahko uporablja kot uradni zapis, je pomembno, da so informacije izrecne in da je jezik jasen.
Vtipkajte pismo na pisarniški material z vašim strokovnim pisemskim pismom. Če ga nimate, ustvarite glavo na vrhu dokumenta, ki vsebuje vaše ime, naslov, telefonsko številko in strokovni e-poštni naslov.
Dvojno presledek in vnesite trenutni datum. Ponovno podvojite prostor in vtipkajte ime prejemnika in njegovo delovno mesto, ime podjetja in naslov podjetja.
Odprite s formalnim pozdravom, naslovite prejemnika po imenu z ustrezno predpono. Na primer: "Dragi gospod Jones."
Vnesite vrstico z zadevo in kratek naslov, ki označuje, na kaj se črka nanaša. Na primer: "Zadeva: potrdilo o zaposlitvi za Mary Charleston."
Vnesite uvodni odstavek in natančno pojasnite, kaj potrjujete. Če gre za imena posameznikov ali podjetij in datume, jih vključite tukaj. Na primer: "To potrjuje, da je bila Mary Charleston zaposlena pri Roberts Bank od 3. novembra 2008 do 4. marca 2010."
Vnesite drugi odstavek in razložite, kateri organ pišete pismo; z drugimi besedami, zakaj ste posameznik pozvan, da potrdi zahtevo. V prejšnjem primeru je lahko pošiljatelj šef gospe Charleston v banki Roberts.
Zahvalite se prejemniku za njegov čas in končajte s formalnim zaključkom, kot je "S spoštovanjem". Dvakrat dvakrat prostor in vnesite svoje ime. Natisnite črko in podpišite svoje ime nad vnesenim imenom.
