Poslovna pisma se uporabljajo za formalno komuniciranje v podjetjih in organizacijah. Za razliko od priložnostne korespondence, napisane bližnjim znancem in sorodnikom, so poslovna pisma namenjena posredovanju informacij jedrnato in profesionalno prejemniku. Običajno poslovna korespondenca vključuje uvod, telo in zaključek. Razlike med obema oblikama črk lahko najdete tudi v ločilih, dolžini, tonu in slogu pisanja. Poleg tega poslovna pisma običajno zahtevajo poziv k dejanju ali odziv po prejemu pisma.
Postavke, ki jih boste potrebovali
-
Programska oprema za obdelavo besedil
-
Pismo podjetja
Začnite z osnovnim podjetjem ali uradnim pisemskim pismom. Prepričajte se, da je vaš naslov vključen na vrhu, skupaj z vašimi kontaktnimi podatki in logotipom podjetja, če je primerno.
Napišite datum. Postavite naslov prejemnika dve vrstici pod datum, nad pozdrav. Vključite ime, uradni naslov, ime podjetja in naslov pisarne.
Vnesite pozdrav dve vrstici pod naslovom prejemnika. Naslovite prejemnika s pomočjo »Dragi«, ki mu sledi naslov in priimek posameznika. Ne pozabite dodati, da se za zadnjim imenom doda dvopičje in ne vejice. Če ne poznate prejemnikovega imena ali spola, uporabite »Za koga se nanaša« ali »Spoštovani«.
Začnite uvodni odstavek po pozdravu. Pogovorite se o tem, zakaj pišete poslovno pismo in kaj želite od prejemnika zahtevati. Navedite svoj položaj, če predstavite argument. Referenčni dogodki, srečanja ali posamezniki, ki so bralcu znani ali pomembni.
Razložite namen ali glavno temo svojega pisma v telesu. Navedite primere, ki podpirajo vaš argument, zahtevo ali predlog. Podajte podrobnosti o značilnostih izdelka in ugodnostih, pa tudi pričevanja strank, če jih prodajate stranki ali prosimu.
Sledite telesu s svojim zaključkom. Ponovite svojo prvotno zahtevo ali stališče. Zahvalite se bralcu za njen čas in pozornost ter ji povejte, kako vas lahko kontaktira za dodatna vprašanja ali informacije.
Končaj se z dvema zaporedoma, ki ju zapišeta od zadnjega stavka telesa. Za podpis in natisnjeno ime dodelite štiri presledke.
Nasveti
-
Čeprav je neobvezna, lahko na samem začetku zabeležite namen pisma, tako da pred pozdravom vključite vrstico z zadevo. Prav tako je običajno dodati linijo pozornosti, ki jasno kaže na prejemnika.
Napišite kratke in kratke stavke. Ne pozabite, da bralci morda ne bodo prebrali vsake besede v vašem pismu. Krepko besedilo, ki se vam zdi pomembno za bralca. Za pisma, daljša od ene strani, razmislite o razvrščanju odstavkov pod naslove ali organiziranju vsebine z uporabo oznak in številk.
