Formalna pisma so del skoraj vsakega poklica, ne glede na področje. Obvestila, povpraševanja in vabila: prihajajo v vseh oblikah in velikostih, vendar skoraj vsi sledijo enakemu formatu. Začetki strokovnih pisem so pomembni, ker določajo ton vašemu bralcu. Če vaše pismo zveni brezosebno ali neprofesionalno, lahko bralec postavi pod vprašaj zakonitost vašega podjetja ali vašo sposobnost, da v pismu obravnavate informacije, povezane z delom. Zaradi vašega bralca morajo biti profesionalna pisma vljudna, jedrnata in informativna.
Na vrhu pisma vnesite svoj naslov. Uporabite poslovni naslov, mesto in poštno številko. Naslov bo povedal bralcu, od kod prihaja pismo in kje lahko pošljejo svoje korespondence.
Vnesite datum, ko je bila črka napisana v vrstici pod vašim naslovom. Vpišite mesec, datum in leto (24. december 1997). Datum bo obvestil bralca o tem, kdaj je pismo napisano.
Napišite naslov bralca pod vrstico pod datumom. Začnite z njihovim imenom (običajno je primerno, da dodate osebni naslov, kot je dr. Ali gospa) in dodajte naslov ulice, mesto in poštno številko v spodnje vrstice. Če pošiljate pismo v ovojnici okna, bo ta oddelek obvestil pošto o tem, kam naj se pismo pošlje.
Začnite z pozdravom več vrstic pod naslovom vašega bralca. Začnite z "Dragi …" in dodajte svoje polno ime. Uporabite osebni naslov, da pokažete spoštovanje do prejemnika pisma. Dodajte dvopičje za imenom (Spoštovani g. John Smith:)
Nasveti
-
Uporabite pisave, ki izgledajo profesionalno, na primer Arial ali Times New Roman. Dvojno presledek in uporabite 12-točkovno velikost pisave.
Uporabite pisemsko glavo za vse korespondence, ki bodo vključevale vaše ime in naslov.
